Канцелярия Акмолинского областного суда является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим организационно-техническое, документарное и материально-техническое сопровождение деятельности суда. Эффективная работа канцелярии — это залог своевременного рассмотрения дел, сохранности процессуальных документов и доступности судебной системы для граждан и организаций.

Основные функции канцелярии

Деятельность канцелярии регулируется законодательством Республики Казахстан (в частности, Конституционным законом «О судебной системе и статусе судей РК», Законом «О делопроизводстве и архивах», а также внутренними регламентами Верховного Суда РК). К ключевым задачам относятся:

• Документооборот: регистрация, учет, хранение и движение входящей, исходящей и внутренней документации (иски, жалобы, апелляции, кассационные обращения, определения, постановления).
• Обеспечение заседаний: подготовка залов судебных заседаний, уведомление участников процесса (истцов, ответчиков, третьих лиц, прокуроров, адвокатов, свидетелей) о времени и месте рассмотрения дел.
• Работа с обращениями граждан: прием личных обращений, телефонных звонков, электронных писем через единый портал «э-Отиниш» и официальный сайт суда; консультирование по вопросам процедуры обращения в суд.
• Архивное дело: формирование дел в архив, составление описей, передача дел в государственный архив по истечении сроков хранения, выдача копий судебных актов по запросам.
• Материально-техническое обеспечение: снабжение суда канцелярскими принадлежностями, бланками строгой отчетности, технической техникой, мебелью.
• Секретность и защита информации: соблюдение режима конфиденциальности при работе с гостайной, персональными данными участников процесса и материалами уголовных/гражданских дел.

Структура канцелярии

В зависимости от штатного расписания, утвержденного Председателем суда, канцелярия может включать следующие сектора (группы):

1. Сектор делопроизводства и регистрации, первичная регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, распределение дел по судььям и коллегиям.
2. Сектор обеспечения судебных заседаний — работа с судебными приставами/судебными исполнителями по вызову лиц, ведение журналов заседаний, оформление протоколов.
3. Сектор работы с обращениями граждан и организаций, приемная, горячая линия, работа с порталом «э-Отиниш», разъяснение процессуальных прав.
4. Архив и копировальный сектор, хранение завершенных дел, выдача заверенных копий решений, определений, постановлений.
5. Сектор материально-технического снабжения и режима — закупки, инвентаризация, охрана здания, режим доступа.

Контактная информация и реквизиты

Важно: Точные актуальные номера телефонов, адреса электронной почты и график приема граждан могут меняться. Обязательно проверяйте их на официальном сайте Акмолинского областного суда или на портале sud.gov.kz перед визитом или звонком.

График работы и прием граждан

Стандартный график работы канцелярии (администрации суда) обычно соответствует рабочему времени государственных органов:

Прием граждан председателем суда и его заместителями проводится по отдельному графику (часто по предварительной записи через портал «э-Отиниш» или по телефону приемной). Обращения в канцелярию (подача документов в регистратуру) принимаются в рабочее время до 17:30 (за 30 минут до закрытия).

Электронное взаимодействие: как сэкономить время

Современная судебная система Казахстана ориентирована на «безбумажное» делопроизводство. Канцелярия Акмолинского областного суда активно использует:

• АИС «Судебные кабинеты» (sud.kz): Подача исковых заявлений, апелляций, кассаций, ходатайств онлайн. Требуется ЭЦП (электронная цифровая подпись). Это официальный способ обращения в суд, эквивалентный бумажному.
• Мобильное приложение «Сот» / eGov Mobile: Отслеживание статуса дела, получение уведомлений о заседаниях, просмотр судебных актов.
• Видеоконференцсвязь (ВКС): Участие в заседаниях удаленно. Заявление о участии через ВКС подается через «Судебные кабинеты» или в канцелярию заранее.
• Портал «э-Отиниш»: Для обращений административно-правового характера (жалоба на работу суда, запрос информации, просьба о разъяснении), не связанных с рассмотрением конкретного дела по существу.

Совет: При подаче документов через «Судебные кабинеты» внимательно проверяйте прикрепленные файлы (сканы должны быть читаемыми, в формате PDF, размер файла не должен превышать установленных лимитов). После отправки обязательно сохраняйте квитанцию о приеме (УИН документа).

Часто задаваемые вопросы (FAQ) к канцелярии

Как получить копию судебного акта (решения, определения)?

Необходимо написать заявление (ходатайство) о выдаче копии. Это можно сделать:

• Через «Судебные кабинеты» (если вы участник дела и имеете доступ).
• Лично в канцелярии (архиве) суда, предъявив удостоверение личности.
• По почте (заказным письмом с вложенным нотариально заверенным заявлением и копией УЛ).

Копии выдаются в течение 3 рабочих дней (ст. 229 ГПК РК, ст. 384 УПК РК). Для участников дела первая копия выдается бесплатно, повторные — за сбор.

Куда звонить, если не уведомили о заседании?

Срочно свяжитесь с делопроизводством коллегии, рассматривающей ваше дело (гражданская, уголовная, административная, апелляционная). Номера коллегий обычно указаны на сайте суда в разделе «Структура суда». Также проверьте личный кабинет в «Судебных кабинетах» — уведомления часто дублируются туда.

Как подать документ, если нет ЭЦП?

Можно подать бумажный вариант:

1. Лично в регистратуру канцелярии (принимают до 17:30).
2. По почте (Казпочта) — заказным письмом с описью вложения. Датой подачи считается дата отправки почтового отправления.
3. Через представителя (адвоката, доверенного лица) с нотариальной доверенностью.

Режим входа в здание суда.

Вход в здание суда осуществляется по пропускам или по спискам участников заседаний. Граждане должны иметь при себе удостоверение личности. Проходите через стационарные металлодетекторы. Запрещено вносить предметы, запрещенные к обороту (оружие, ножницы, острые предметы, баллончики газа и т.д.).

Канцелярия Акмолинского областного суда — это «передний край» судебной системы региона. От четкости работы регистраторов, архивистов, секретарей заседаний и операторов колл-центра зависит реализация права каждого человека на справедливое судебное разбирательство в разумные сроки. Использование цифровых сервисов (sud.kz, eotinish.kz, 1414) позволяет решить большинство организационных вопросов без личного визита в здание суда.

Рекомендация: Перед обращением в канцелярию изучите раздел «Вопросы-ответы» и «Судебная практика» на официальном сайте akmola.sud.kz — там публикуются актуальные реквизиты, графики приема и образцы документов.

Данная статья носит информационный характер. Для получения юридически значимой информации обращайтесь к официальным источникам: официальному сайту суда, по телефонам справочной службы или к адвокату.