Судебный архив, это не просто место хранения старых папок с делами. Это структурное подразделение, обеспечивающее непрерывность правосудия, сохранность доказательной базы и доступ к судебной информации для участников процесса, ученых и государственных органов; Архивариус городского суда — ключевой специалист, на чьей совести лежит правовая значимость каждого документа, прошедшего через судебное производство.

Правовая основа деятельности

Деятельность архивариуса в суде строго регламентируется нормативными правовыми актами. Основным документом является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также:

• Постановление Правительства РФ от № 1367 «Об утверждении Положения об архивах судов» (в ред. от 2024 г.);
• Приказы Судебного департамента при Верховном Суде РФ (инструкции по делопроизводству, номенклатуры сроков хранения);
• Гражданский процессуальный кодекс (ГПК РФ), Арбитражный процессуальный кодекс (АПК РФ), Кодекс административного судебного процесса (КАС РФ), в части порядка хранения и выдачи дел;
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (персональные данные, гостайна).

Основные функции архивариуса

Согласно типовым должностным инструкциям, обязанности архивариуса городского суда делятся на несколько блоков:

Прием и учет документов

• Прием судебных дел из судебных заседаний, кабинетов судей, отделов по обеспечению судопроизводства (ООС) после вступления решений в законную силу;
• Проверка комплексности дел (наличие всех решений, протоколов, заявлений, доказательств, квитанций о госпошлине);
• Нумерация дел, формирование описей (инвентаризаций) в соответствии с утвержденной номенклатурой сроков хранения;
• Внесение данных в автоматизированную информационную систему (АИС) суда (ГАС «Правосудие», АС «Арбитраж» и др.), формирование электронной карточки дела.

Хранение и обеспечение сохранности

• Организация хранения на стеллажах в помещениях, соответствующих санитарно-гигиеническим нормам (температура 18±2°C, влажность 55±5%);
• Раздельное хранение дел разных категорий: гражданские, административные, уголовные, материалы проверки заявлений о преступлениях (как указано в справочной информации, архивы часто физически разделены, например: «Архив по гражданским делам» и «Архив по уголовным делам»);
• Контроль за состоянием фондов: борьба с биологическими повреждениями (плесень, насекомые), пожарная безопасность;
• Обеспечение режима секретности (гостайна, персональные данные, адвокатская тайна).

Выдача и использование документов

• Выдача судебных дел судьям для рассмотрения апелляционных, кассационных, надзорных жалоб, а также для исполнения судебных актов;
• Выдача копий судебных решений, определений, протоколов участникам процесса (ст. 21.1 ФКЗ — районный суд как вышестоящая инстанция по отношению к мировым судьям также запрашивает дела);
• Работа с запросами прокуратуры, следственных органов, нотариусов, адвокатов, граждан;
• Организация приема граждан в архиве (часто по графику: напр., вторник, четверг: 09:00–13:00; среда: 14:00–17:00, как в Вологодском городском суде).

Научно-справочная работа и цифровизация

• Составление справок, выписок, заверенных копий;
• Подготовка дел к сканированию для внесения в электронный архив суда (ЭАС);
• Работа с историческими фондами (дела до 1917 г., советский период), научная опись, атрибуция ценности (пример: фонды Барнаульской городской Думы, Ленинградского городского суда 1939–1961 гг.).

Утилизация и передача в государственные архивы

• Ежегодная экспертиза документов с истекшими сроками хранения (экспертная комиссия суда);
• Уничтожение документов непостоянного хранения по актам;
• Передача дел постоянного хранения (исторических) в муниципальные или государственные архивы (пример: передача дел Щелковского городского суда до 1999 г. в муниципальный архив).

Организация рабочего места и график

Архив суда, как правило, находится на отдельном этаже или в отдельном корпусе (например, 1-й этаж, кабинет 104 или п. ГЭС, д. 8б/4 как в Набережночелнинском суде). Штатная численность архива небольшого городского суда составляет от 3 до 6 человек (архивариус, старший архивариус, ведущий специалист, кладовщики).

Пример структуры архива:

1. Сектор приема и регистрации дел (входная группа).
2. Сектор хранения гражданских и административных дел (самый объемный).
3. Сектор хранения уголовных дел (повышенные требования к секретности).
4. Сектор выдачи и справочной работы (работа с посетителями, сканирование).
5. Сектор научной обработки и утилизации (опись, экспертиза).

Взаимодействие с гражданами и адвокатами: процедура получения копий

С 2024–2025 гг. акцент смещен на дистанционное обслуживание. Архивариус должен владеть навыками работы с:

• Порталом «Госуслуги» (заказ копий решений);
• Сайтом суда (раздел «Архив» / «Образцы заявлений» / «Электронный прием»);
• Системой «Мой Арбитр» / ГАС «Правосудие» (отслеживание движения дела).

Алгоритм работы архивариуса с письменным запросом:

1. Регистрация входящего запроса (почта, портал, личный прием).
2. Поиск дела в АИС и на стеллаже (по номеру дела, ФИО сторон, дате).
3. Проверка прав запрашивающего лица (участвовал ли в деле, есть ли доверенность/поручение).
4. Согласование выдачи с председателем суда или судьей (если дело в производстве или содержит гостайну).
5. Изготовление копии (ксерокопия, скан, заверенная копия с печатью суда).
6. Выдача по росписи или направление почтой/электронно.

Квалификационные требования и карьера

Анализ вакансий (например, Коптевский районный суд г. Москвы: зарплата 20 000 – 35 000 руб., опыт не требуется) показывает, что требования варьируются в зависимости от региона и нагрузки.

Типовые требования:

• Образование: Высшее (юридическое, архивоведение, документоведение, управление информацией) или среднее профессиональное (архивоведение, делопроизводство).
• Знание: 125-ФЗ, номенклатуры сроков хранения судебных документов, основ ГПК/АПК/КАС, основ защиты персональных данных (152-ФЗ).
• Навыки: Работа в АИС судов (ГАС «Правосудие», АС «Арбитраж», ЭПГУ), 1С:ХроноГраф/Архивист, офисные пакеты, сканирующие комплексы.
• Личные качества: Внимательность, ответственность, стрессоустойчивость (работа с недовольными гражданами), умение работать с бумажными массивами и пылью.

Карьерный рост:

• Архивариус → Старший архивариус → Ведущий специалист архива → Начальник архива (руководитель структурного подразделения).
• Переход в отдел по обеспечению судопроизводства (ООС), в канцелярию суда, в администрацию суда.

Современные вызовы: Цифровая трансформация

На 2026 год главной задачей архивариуса является переход к беспаперному делопроизводству.

Ключевые направления:

• Электронный архив суда (ЭАС): Хранение электронных оригиналов дел (ЭОД), подписанных ЭЦП судьи. Архивариус становится оператором ЭАС: контролирует целостность электронных пакетов, миграцию форматов (PDF/A), резервное копирование.
• Ретроспективное сканирование: Массовая оцифровка бумажных дел за прошедшие годы (приоритет — дела постоянного хранения и дела, по которым идут обращения).
• Поисковые системы: Внедрение OCR (распознавание текста) для полнотекстового поиска по архиву.
• Блокчейн / КСИ (Криптографическая защита информации): Гарантия неизменности электронных документов при длительном хранении (сроки до 75 лет и бессрочно).

Историческое наследие: работа с ценными фондами

Многие городские суды (Санкт-Петербургский, Якутский, Владимировский, Чусовской, Северодвинский) хранят фонды, сформировавшиеся до 1917 года (городские суды, прокуратуры, думы, полицейские управления).

Архивариус такого суда выполняет функции хранителя культурного наследия:

• Научная опись фондов (составление описей по ф. 1, оп. 1, д. 1–1713 как в Ленгорсуде 1939–1961 гг.);
• Консервация и восстановление поврежденных документов (переплеты, бумага, чернила);
• Обеспечение доступа исследователей (историков, генеалогов, юристов) в читальных залах;
• Взаимодействие с главными архивами регионов (Муниципальный архив, Архив СВФУ и др.) для передачи дел постоянного хранения.

Типичные ошибки и риски в работе архивариуса

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я получить дело из архива в день обращения?

Ответ: Зависит от загрузки архива и категории дела. Гражданские дела часто выдаются быстрее (в день обращения или на следующий день). Уголовные дела требуют согласования с судьей/председателем, срок может составлять до 3–5 дней. Лучше заранее позвонить по телефону архива (например, (8172) -4-51-43 для Вологодского суда) и уточнить наличие дела.

Вопрос: Что делать, если архив сообщает, что дело утеряно?

Ответ: Требуйте официальный письменный отказ с указанием причин и дат последних движений дела. С этим отказом обращайтесь к председателю суда с заявлением о восстановлении дела (по копиям у сторон, в вышестоящей инстанции, в ГАС «Правосудие»). Параллельно — жалоба в прокуратуру на нарушение закона об архивном деле.

Вопрос: Нужно ли платить госпошлину за копию решения из архива?

Ответ: Да, согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 333.26), за выдачу копий судебных актов взимается госпошлина (для физлиц — 150 руб. за документ, для юрлиц, 300 руб.), если иное не установлено законом (например, для участников УД дела копии в порядке ст. 21.1 ФКЗ могут быть бесплатны при первом запросе). Квитанцию нужно оплатить до выдачи.

Вопрос: Как архивариус работает с электронными делами (ЭОД)?

Ответ: Архивариус не «хранит файлы на флешке». Он администрирует доступ в ЭАС: контролирует, что электронное дело подписано ЭЦП судьи, имеет верный хеш-сумму, загружено в долгосрочное хранилище, имеет метаданные для поиска. При запросе копии он формирует пакет из ЭАС, заверяет его ЭЦП архива/суда и направляет заявителю.

Профессия архивариуса в городском суде на стыке юриспруденции, архивоведения и IT. От качества его работы зависит не только порядок в кладовке, но и реализация права на справедливый суд (доступ к актам), сохранность исторической памяти региона и информационная безопасность государства. В условиях тотальной цифровизации правосудия роль архивариуса трансформируется из «хранителя бумаг» в менеджера цифровых активов суда, обеспечивающего юридическую значимость электронных документов на десятилетия вперед.

Полезные контакты для архивариусов (примеры из открытых источников):

• Якутский городской суд (Архив по гражданским делам): г. Якутск, ул. Каландарашвили, 5, тел. 35-32-10.
• Вологодский городской суд (Архив): 1-й этаж, каб. 104, тел. (8172) -4-51-43, 54-10-40, e-mail: vologodskygor.vld@sudrf.ru.
• Набережночелнинский городской суд: п. ГЭС, д. 8б/4, тел. (8552) -1-36-42.
• Ухтинский городской суд (Республика Коми): тел. (8216) -4-35-36, доб. 210.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ, типовых должностных инструкций судебных архивов и открытых сведений с официальных сайтов судов общей юрисдикции на 2026 год.