Отдел делопроизводства является «нервной системой» любого районного суда. От качества его работы зависит своевременность рассмотрения дел, сохранность процессуальных документов, доступность правосудия для граждан и исполнение судебных актов. Деятельность этого структурного подразделения жестко регламентируется федеральными нормативными правовыми актами, главным из которых является Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (утв. Приказом Судебного департамента при ВС РФ от № 36 в ред. от и ), а также Положение об аппарате федерального суда общей юрисдикции (утв. Приказом Судебного департамента при ВС РФ от № 91 в ред. от ).

Главная цель: обеспечение единой системы организации делопроизводства

Согласно п. 1 Приказа № 36, Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда и установления единой системы организации и порядка ведения судебного делопроизводства во всех районных судах Российской Федерации.

Таким образом, верхнеуровневая цель отдела делопроизводства — создание условий для бесперебойной, законной и прозрачной работы суда через:

• Обеспечение организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства суда в строгом соответствии с процессуальным законодательством РФ (ГПК, УПК, АПК, КоАП) и требованиями Судебного департамента;
• Обеспечение единых требований к оформлению копий процессуальных и иных документов, их учету, хранению и направлению;
• Организацию работы с входящими, исходящими и внутренними документами, в т.ч. в электронном виде.

Ключевые задачи и функции отдела (согласно Порядку № 91 и Инструкции № 36)

В п. 4.1 Положения об аппарате (Приказ № 91) и разделе 1 Инструкции № 36 детализируются конкретные задачи, решаемые отделом:

Организационно-методическое обеспечение

• Разработка и внедрение внутренних нормативных актов суда по вопросам делопроизводства;
• Методическое руководство работниками канцелярий судебных коллегий и кабинетами судей;
• Ознакомление всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству и контроль за их исполнением;
• Подготовка проектов приказов председателя суда по вопросам организации делопроизводства.

Документооборот и регистрационный учет

• Прием, учет, регистрация и распределение всех поступивших в суд документов (исковые заявления, жалобы, апелляции, ходатайства, документы от вышестоящих судов, контролирующих органов, граждан и организаций);
• Особое внимание уделяется особенностям делопроизводства по приему, учету, регистрации документов, поступивших в электронном виде (в форме электронных документов), включая направление судом судебных актов в форме электронных документов (п. 2.1 Инструкции № 36 в ред; от );
• Ведение единых журналов учета (в т.ч. автоматизированных систем «ГАС Правосудие», «Мой Арбитр» / ГАС «Суды общей юрисдикции»);
• Контроль за соблюдением сроков рассмотрения входящей корреспонденции и исполнения поручений председателя суда.

Обеспечение судопроизводства (работа с делами)

• Формирование, оформление и ведение судебных дел по гражданским, административным, уголовным делам и делам об административных правонарушениях;
• Обеспечение судей материалами дел в установленные процессуальные сроки;
• Контроль за своевременным оформлением судебных актов (решений, определений, постановлений), их подписанием и направлением сторонам;
• Организация работы по исполнению судебных актов, вступивших в законную силу (направление исполнительных листов, извлечений из протоколов заседаний).

Архивное дело и хранение документов

• Организация работы архива суда: приемка дел на хранение, составление описей, обеспечение условий хранения в соответствии с законодательством об архивном деле;
• Выдача дел и документов из архива по запросам судей, сторон и вышестоящих судов;
• Уничтожение документов с истекшими сроками хранения по актам экспертизы стоимости и сроков хранения.

Судебная статистика и отчетность

• Сбор, проверка и обобщение статистических данных о деятельности суда;
• Своевременная сдача отчетности в Управление Судебного департамента в субъекте РФ и Судебный департамент при ВС РФ;
• Анализ показателей загруженности судей, сроков рассмотрения дел, структуры поступивших и разрешенных дел для выявления проблемных зон.

Информационно-правовое и техническое обеспечение

• Обеспечение суда нормативными правовыми актами, справочно-правовыми системами (КонсультантПлюс, Гарант и др.);
• Взаимодействие с IT-подразделениями по вопросам функционирования автоматизированных систем, электронного документооборота (СЭД), видеоконференцсвязи;
• Организация доступа граждан к информации о деятельности суда (официальный сайт, информационные стенды, терминалы).

Современные приоритеты: Электронное делопроизводство и «Бумаглоссуд»

Актуальные редакции Приказов № 36 (ред. от и ) делают акцент на цифровой трансформации. Ключевыми целями отдела в этом направлении становятся:

1. Полный переход на ведение дел в электронном виде (где это предусмотрено законом).
2. Обеспечение приема исковых заявлений и процессуальных документов через Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги), кабинет участника судопроизводства, систему «Мой Арбитр» (для АС) / ГАС «Суды общей юрисдикции».
3. Автоматизированное формирование судебных актов и их направление сторонам в личные кабинеты/по электронной почте без бумажного дублирования (за исключением случаев, предусмотренных законом).
4. Обеспечение информационной безопасности при обработке персональных данных и сведений, составляющих тайну, защищенную законом.

Ответственность и контроль

Согласно п. 2.2 Инструкции № 36, председатели судебных коллегий отвечают за состояние делопроизводства в них. Начальник отдела делопроизводства (или ответственный секретарь/начальник общего отдела в малых судах) несет персональную ответственность за:

• Соблюдение единых стандартов оформления документов;
• Своевременность регистрации и движения дел;
• Сохранность материалов судебных дел;
• Достоверность статистической отчетности.

Начальники управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах РФ и председатели районных судов обязаны организовать изучение и обеспечить четкое исполнение требований Инструкции (п. 2 Приказа № 36).

Взаимодействие со структурными подразделениями

Для достижения целей отдел делопроизводства тесно взаимодействует с:

• Общим отделом (в судах, где нет отдельного отдела делопроизводства, функции выполняет Общий отдел согласно п. 5.1.1 Положения № 91) — по вопросам хозяйственного обеспечения, секретариата, работы с обращениями граждан;
• Отделами обеспечения судопроизводства по гражданским/уголовным/административным делам (канцеляриями коллегий) — по вопросам движения дел, подготовки заседаний;
• Аппаратом председателя суда — по подготовке материалов для президиума, планированию нагрузки судей;
• Судебными приставами, по вопросам исполнения судебных актов и обеспечения охраны суда.

Цели отдела делопроизводства районного суда не ограничиваются лишь «складской» функцией хранения бумаг. В современных реалиях (на 2026 год) это управляющий центр документооборота, задача которого — обеспечить скорость, прозрачность и законность судебного процесса через качественную организацию работы с информацией.

Главные вехи успеха отдела сегодня, это: нулевой процент потери документов, 100% своевременная регистрация входящей корреспонденции, полная интеграция в электронные сервисы правосудия и достоверная статистика, служащая базой для управленческих решений председателя суда и вышестоящих инстанций.

Статья подготовлена на основе действующих на г. редакций Приказа Судебного департамента при ВС РФ от № 36 (Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде) и Приказа Судебного департамента при ВС РФ от № 91 (Положение об аппарате федерального суда общей юрисдикции).