Архивариус районного суда – это специалист, отвечающий за организацию, ведение и сохранение архивных дел суда. Его работа регулируется рядом нормативных актов, в т.ч. Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде (КонсультантПлюс, № 230 от  и последующие поправки) и типовыми образцами должностных регламентов, разработанными для аппарата суда. Ниже представлена подробная характеристика его должностных обязанностей, прав и ответственности.

Правовое регулирование

• Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (КонсультантПлюс, 2024‑2026 гг.) – основной документ, определяющий порядок ведения архивного дела.
• Типовой образец должностного регламента главного специалиста отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
• Трудовой кодекс РФ и локальные нормативные акты (приказы, положения о структуре аппарата суда).

Основные задачи архивариуса

Ключевая цель – обеспечить надёжное хранение и доступность судебных документов, соблюдая требования к срокам хранения, конфиденциальности и юридической силы материалов.

1. Ведение реестра архивных дел.
2. Организация приёма, регистрации и классификации входящих и исходящих документов.
3. Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов.
4. Обеспечение доступа к архивным материалам уполномоченным лицам.
5. Подготовка отчётности и статистики по архивному делу.
6. Участие в проверках (внутренних и внешних) и аудите архивных процессов.

Функциональные обязанности

3.1 Приём и регистрация документов

• Приём судебных актов, протоколов, решений, приказов и иных материалов, подлежащих архивированию.
• Регистрация документов в электронном реестре с указанием реквизитов: номер дела, дата, тип документа, срок хранения.
• Присвоение уникального архивного номера (инвентарный номер) каждому документу.

3.2 Классификация и систематизация

• Определение категории документа (делопроизводственная, судебная, статистическая, правовая и т.д.);
• Назначение классификационного кода в соответствии с Государственным классификатором архивных документов.
• Создание и поддержание систематических файлов (дел, подпапок) в бумажном и электронном виде.

3.3 Хранение и обеспечение сохранности

• Организация физического хранения в архивных помещениях (контроль температуры, влажности, защита от доступа посторонних).
• Ведение электронного архива: загрузка сканированных копий, обеспечение резервного копирования.
• Контроль за соблюдением сроков хранения (постоянные, временные, условные) и подготовка документов к передаче в государственный архив или уничтожению.

3.4 Обеспечение доступа к архивным материалам

• Выдача документов сотрудникам суда, адвокатам, сторонам процесса в соответствии с установленными правилами.
• Регистрация запросов и выдача копий (бумажных и электронных) с обязательным фиксированием даты, цели и получателя.
• Соблюдение требований конфиденциальности и защиты персональных данных.

3.5 Отчётность и статистика

• Подготовка ежемесячных и квартальных отчётов о состоянии архивных дел (количество новых дел, количество выданных копий, сроки хранения).
• Ведение статистических форм по архивному делу, предусмотренных Инструкцией по судебному делопроизводству.
• Участие в подготовке аналитических материалов для руководства суда.

3.6 Участие в проверках и аудитах

• Сопровождение проверок органов государственной власти (например, Росархив) и внутренних проверок.
• Подготовка необходимой документации и объяснений по вопросам организации архивного дела.
• Внедрение рекомендаций по улучшению процессов архивирования.

3.7 Обучение и консультирование

• Проведение инструктажей для сотрудников суда по правилам оформления и сдачи документов в архив.
• Консультирование судей, секретарей и иных работников по вопросам доступа к архивным материалам.

Права архивариуса

• Запрашивать у работников суда необходимые документы и сведения для выполнения своих обязанностей.
• Вносить предложения по совершенствованию архивного дела в руководителя аппарата суда.
• Получать доступ к внутренним нормативным актам, регламентирующим работу суда.
• Отказаться от выполнения действий, противоречащих законодательству о архивном деле.

Ответственность

В случае нарушения сроков хранения, утраты или порчи архивных материалов архивариус несёт:

• Административную ответственность в соответствии с ФЗ «Об архивном деле».
• Дисциплинарную ответственность в рамках Трудового кодекса РФ и локальных нормативных актов суда.
• Гражданско-правовую ответственность за причинённый ущерб (в случае утраты документов, имеющих юридическую силу).

Квалификационные требования

1. Среднее профессиональное (техникум) или высшее образование в области архивоведения, библиотековедения, права или информационных технологий.
2. Знание нормативных правовых актов, регулирующих архивное дело (ФЗ 125‑ФЗ, Приказы Минюста РФ, локальные инструкции).
3. Опыт работы в судебных органах или в государственных архивах приветствуется.
4. Умение работать с электронными системами документооборота (ЭДО, СЭД) и базами данных.
5. Внимательность, ответственность, умение работать с конфиденциальной информацией.

Порядок взаимодействия с другими подразделениями суда

Пример типовой должностной инструкции архивариуса

Ниже приведён выдержка из типового образца должностной инструкции, используемого в большинстве районных судов (2025‑2026 гг.).

Наименование должности: Архивариус районного суда.
Подчиняется: начальнику аппарата суда.
Основные функции:
 3.1. Приём, регистрация и систематизация судебных документов.
 3.2. Обеспечение сохранности и доступа к архивным материалам.
 3.3. Своевременное формирование и передача документов в государственный архив.
 3.4. Подготовка отчётности по архивному делу.
Права:
 4.1. Запрашивать необходимые документы у работников суда.
 4.2. Вносить предложения по улучшению работы архива.
Ответственность:
 5.1. За нарушение сроков хранения, утрату или порчу документов.
 5.2. За несоблюдение требований конфиденциальности.
Требования к квалификации:
 6.1. Образование: высшее (архивоведение, библиотековедение, право) или среднее профессиональное.
 6.2. Опыт работы: не менее 2 лет в сфере делопроизводства или архивного дела.
 6.3. Владение программами ЭДО, СЭД, MS Office.
Условия работы: полная занятость, 40 часов в неделю, режим доступа к архивным помещениям согласно приказу суда.

Архивариус районного суда играет ключевую роль в обеспечении юридической надёжности и исторической сохранности судебных материалов. Его работа требует строгого соблюдения нормативных актов, высокой ответственности и профессиональных навыков в области архивного дела и информационных технологий. Правильная организация архивного процесса способствует эффективному функционированию суда, ускоряет доступ к необходимой информации и гарантирует соблюдение прав участников судебного процесса.

Для более детального изучения вопросов, связанных с должностными обязанностями архивариуса, рекомендуется обращаться к Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (КонсультантПлюс) и к типовым образцам должностных регламентов, размещённым в официальных ресурсах Министерства юстиции РФ.