Актуальность: Статья подготовлена с учетом нормативной базы‚ действующей на 29 августа 2026 года. Делопроизводство в судах общей юрисдикции РФ строго регламентируется федеральными законами‚ postanovleniyami Пленума Верховного Суда РФ и приказами Судебного департамента при Верховном Суде РФ.

Нормативно-правовая база делопроизводства

Деятельность канцелярии Холмогорского районного суда Архангельской области строится на следующем иерархическом наборе нормативных актов:

• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации» (база для работы с ЭДО и защите ПДн).
• Федеральный закон от № 122-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (архивирование дел).
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ от № 8 «Об организации делопроизводства в судах общей юрисдикции» — основной регламентирующий документ.
• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 251 «Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства в аппаратах судов общей юрисдикции».
• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 262 «Об утверждении Административного регламента предоставления судом общей юрисдикции государственных услуг…» (взаимодействие с гражданами).
• Локальные нормативные акты суда: Положение о канцелярии‚ График приема граждан‚ План формирования архива на год.

Структура и функции канцелярии

Канцелярия Холмогорского районного суда является структурным подразделением аппарата суда‚ обеспечивающим документооборот. Ключевые функции:

1. Организация входящей/исходящей корреспонденции: регистрация‚ учет‚ распределение по делам‚ контроль сроков исполнения.
2. Ведение судебных дел: формирование‚ учет‚ хранение и выдача материалов гражданских‚ административных‚ уголовных дел и материалов по делам об административных правонарушениях.
3. Обеспечение доступа к информации: работа с заявлениями о предоставлении информации (ст. 10 ФЗ-149)‚ выдача копий решений‚ справок.
4. Электронный документооборот (ЭДО): работа в АСУ «Правосудие»‚ ГАС «Правосудие»‚ СМЭВ‚ портале «Госуслуги»‚ система «Мой Арбитр» (для соответствующих категорий).
5. Архивное дело: экспертиза ценности документов‚ формирование архива суда‚ передача в государственный архив Архангельской области.
6. Секретный делопроизводство: работа с гостайной (при наличии соответствующей лицензии и допуска сотрудников).

Виды делопроизводства в суде

В соответствии с Инструкцией № 251‚ в Холмогорском районном суде ведется несколько параллельных потоков делопроизводства:

Делопроизводство по судебным делам

Это основной вид. Каждое судебное дело оформляется в отдельную обложку (формы установленные образцы). Важно:

• Нумерация дел сквозная в пределах года по категориям (гражданские‚ административные‚ уголовные‚ КоАП).
• Обязательное ведение журналов учета движений судебных дел (журнал выдачи судебных дел в судебные заседания‚ журнал выдачи судебных дел на руки участникам процесса).
• Склеивание дел производится в строгом хронологическом порядке: акты суда (решение‚ определение‚ постановление), сверху‚ затем материалы по ходу рассмотрения.

Административное (управленческое) делопроизводство

Относится к деятельности аппарата суда как юридического лица: кадровые дела‚ финансово-хозяйственная деятельность‚ охрана труда‚ материально-техническое обеспечение‚ охрана гостайны. Ведется по номенклатуре дел суда‚ утверждаемой председателем суда ежегодно до 1 февраля.

Делопроизводство в электронном виде

На 2026 год основным носителем является электронный документ‚ подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

• Входящие электронные документы (иски‚ жалобы‚ ходатайства через ГАС «Правосудие» / «Мой Арбитр») автоматически регистрируются в АСУ «Правосудие».
• Исходящие акты суда (решения‚ определения) формируются в АСУ‚ подписываются судьей УКЭП и направляются участникам через личные кабинеты или СМЭВ.
• Бумажные копии выдаются по требованию участников или при необходимости направления в организации‚ не подключенные к ЭДО.

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

Входящие документы

Каналы поступления:

• ГАС «Правосудие» / Портал «Госуслуги» (электронный вид).
• Почта РФ (заказные‚ ценные письма‚ бандероли).
• Личный прием в канцелярии (окно приема посетителей).
• Курьерская доставка / ФГУП «Почта России» (судебная почта).
• Факс (по мере устаревания‚ но учет ведется).

Процедура регистрации: В день поступления (для электронных — автоматически‚ для бумажных — при вскрытии почты) документ получает регистрационный номер (индекс суда + год + порядковый номер)‚ ставится штамп входящего номера и даты. Далее, резолюция председателя судьи / судьи по распределению.

Исходящие документы

Формируются на бланках суда с указанием реквизитов (номер‚ дата‚ подпись председателя/судьи‚ печать). Контрольные сроки исполнения поручений устанавливаються в соответствии с Административным регламентом (обычно 3-30 дней в зависимости от вида обращения).

Прием граждан и работа с обращениями

Холмогорский районный суд обеспечивает открытость и доступность правосудия:

• График приема председателем суда и судьями: утверждается ежегодно‚ размещается на официальном сайте суда и на информационном стенде в холле суда.
• Порядок записи: через терминал электронной очереди в холле‚ по телефону канцелярии‚ через портал «Госуслуги» (сервис «Запись на прием к судье/председателю суда»).
• Сроки рассмотрения обращений граждан:
  • Заявления о предоставлении информации — до 7 рабочих дней (ст. 10 ФЗ-149).
  • Обращения (жалобы‚ предложения) — до 30 календарных дней (ФЗ-59).
  • Ходатайства в рамках судебного производства — в сроки‚ установленные ГПК/АПК/УПК/КоАП РФ.

Архивное дело и сроки хранения

Архив суда формируется ежегодно по итогам года. Ключевые моменты:

Процедура: В январе-феврале года‚ следующего за отчетным‚ проводится экспертиза ценности и сроков хранения (акты отбора). Дела с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (акт уничтожения) или передаче в ГААрх Архангельской области (передача делах постоянного хранения и сроком более 10 лет).

Информационная безопасность и защита персональных данных

Канцелярия несет ответственность за соблюдение режима конфиденциальности:

• Доступ к АСУ «Правосудие» разграничен по ролям (секретарь‚ судья‚ председатель‚ системный администратор).
• Бумажные дела хранятся в запертых помещениях (архив‚ кабинеты секретарей) с ограниченным доступом.
• Уничтожение документов с ПДн производится шредерами класса безопасности не ниже P-4 (перекрестная резка) с составлением акта.
• При передаче дел в архив или вышестоящий суд составляется опись в 2-х экземплярах.

Контакты и реквизиты Холмогорского районного суда (справочно)

Частые ошибки и рекомендации для участников процесса

1. Неполный пакет документов: При подаче иска/жалобы через ГАС «Правосудие» обязательно приложите: копии для ответчиков‚ квитанцию об оплате госпошлины (или ходатайство о рассрочке/освобождении)‚ документы‚ подтверждающие полномочия представителя (доверенность с нотариальным заверением или адвокатское свидетельство).
2. Истечение сроков апелляции: Срок для подачи апелляционной жалобы — 1 месяц со дня вступления решения в законную силу (ст. 320 ГПК‚ 389.4 АПК). Канцелярия не восстанавливает сроки — это компетенция суда.
3. Электронное подписание: Документы‚ поданные через ГАС «Правосудие»‚ должны быть подписаны УКЭП заявителя. Документы без подписи или с недействительной подписью считаются неподанными.
4. Получение копий решений: Готовые акты суда направляются в личный кабинет ГАС «Правосудие» и/или по почте (ЕМС/заказное). Получить копию лично в канцелярии можно по истечении 5 дней со дня вынесения акта (для ознакомления с полным текстом).

Перспективы развития делопроизводства (2026–2027 гг.)

• Полный переход на безбумажное делопроизводство (пробные пилотные проекты по отдельным категориям дел).
• Внедрение ИИ-компонентов для автоматической классификации входящей корреспонденции и проверки комплектности исковых заявлений на этапе регистрации.
• Расширение функций мобильного приложения «Мой Арбитр / ГАС Правосудие» для отслеживания статуса дела в реальном времени (push-уведомления о движении дела).
• Цифровизация архивных фондов (сканирование дел постоянного хранения для удаленного доступа судей и уполномоченных лиц).

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных процесуальных вопросов обращайтесь непосредственно в канцелярию Холмогорского районного суда или к вашему процессуальному представителю.