Дата публикации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Цели и задачи инструкции
3. Порядок хранения документов
4. Отбор и подготовка к передаче в архив
5. Сдача документов в архив
6. Электронные сервисы и API портала
7. Контроль и ответственность
8. Образцы форм и типовые документы
9. Заключительные рекомендации

Мировые судьи Ставропольского края ежедневно работают с большим объёмом процессуальных и административных документов: приговоры, постановления, решения, протоколы, акты об исполнении и др. Отсутствие единого подхода к их хранению, отбору и передаче в архив приводит к:

• потере доказательной базы;
• нарушению сроков, установленных законодательством;
• увеличению риска коррупционных правонарушений.

Инструкция, разработанная совместно с Управлением по обеспечению деятельности мировых судей Ставропольского края и Ставропольским краевым судом, фиксирует чёткие правила, позволяющие обеспечить законность, прозрачность и эффективность работы мировых судов.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, на которые опирается инструкция:

• Закон Ставропольского края от 10 ноября 2000 г. № 58‑КЗ «О порядке назначения и деятельности мировых судей в Ставропольском крае» (с изменениями от 11 февраля 2020 г.).
• Постановление Губернатора Ставропольского края от 3 октября 2001 г. № 569 «Об управлении по обеспечению деятельности мировых судей».
• Федеральный закон РФ «О статусе судей в Российской Федерации».
• Методические рекомендации, разработанные совместно с Ставропольским краевым судом (2024‑2026 гг.).
• Технические регламенты портала Единого информационного пространства мировых судей Ставропольского края (API, электронный документооборот).

Цели и задачи инструкции

Инструкция направлена на достижение следующих целей:

1. Установление единого порядка хранения процессуальных и административных документов.
2. Определение критериев отбора документов, подлежащих передаче в архив.
3. Обеспечение сдачи архивных материалов в государственные архивы в установленные сроки.
4. Снижение риска потери или искажения документов.
5. Повышение прозрачности работы мировых судов за счёт использования электронных сервисов.

Порядок хранения документов

Классификация документов

Документы делятся на три группы:

• Группа A – оригиналы решений, приговоров, постановлений, актов об исполнении (сохраняются 5 лет).
• Группа B – протоколы судебных заседаний, справки, служебные записки (сохраняются 3 года).
• Группа C – вспомогательные материалы (корреспонденция, копии заявлений, справки о явке) (сохраняются 2 года).

Физическое хранение

Для каждой группы предусмотрены отдельные шкафы/ящики, маркированные согласно единой системе нумерации:

1. Код региона (86) + код судейского участка (например, 01) + буква группы (A/B/C) + порядковый номер.
2. Пример: 86‑01‑A‑001 – первый документ группы A судебного участка № 1.

Электронное хранение

Все документы, поступающие в электронном виде (через портал ЕИПМС), обязаны быть загружены в систему в течение 24 часов после их получения. При этом:

• Файлы сохраняются в формате PDF/A‑2b.
• Для каждого документа автоматически генерируется уникальный идентификатор (UID).
• Метаданные (дата, тип, номер дела, судья) заполняются в обязательном порядке.

Отбор и подготовка к передаче в архив

Критерии отбора

Отбор документов осуществляется ежегодно в последний квартал финансового года. К отбору подлежат:

• Документы, срок хранения которых истёк согласно пункту 4.1.
• Документы, отмеченные в системе как «необходимые для архивирования» (флаг Archive=true).
• Документы, требуемые в рамках проверок органов контроля (например, Антикоррупционной декларации).

Подготовка к передаче

Процедура подготовки включает следующие шаги:

1. Проверка целостности оригиналов (подписи, печати, штампы).
2. Сканирование оригиналов в формате PDF/A‑2b (разрешение не менее 300 dpi).
3. Создание сопроводительного листа (шаблон СЛ‑01) с указанием:
   • Номера судебного участка;
   • Номера и даты документа;
   • Краткого содержания;
   • Ответственного судьи.
4. Маркировка бумажных оригиналов штрих‑кодом, соответствующим UID электронного варианта.
5. Формирование пакета документов (не более 500 штук) для передачи в архив.

Сдача документов в архив

Куда сдавать

Документы передаются в Государственный архив Ставропольского края (адрес: ул. Ленина, д. 12, г. Ставрополь). Приём осуществляется в отдел «Архивные материалы судов».

Сроки сдачи

Сдача должна быть завершена не позднее 31 декабря текущего года. При невозможности соблюдения срока судья обязан оформить запрос‑отчет в Управление по обеспечению деятельности мировых судей.

Порядок передачи

1. Подготовленный пакет передаётся курьерской службой, зарегистрированной в системе ЕИПМС.
2. Курьер получает электронное подтверждение (КК‑02) с указанием номера партии и UID документов.
3. По получении архива архивный сотрудник подписывает акт приёма‑передачи (АП‑03) и вносит запись в реестр архивных материалов.
4. Электронный акт сканируется и загружается в ЕИПМС в течение 48 часов.

Электронные сервисы и API портала

Для организаций, осуществляющих массовую подачу документов, доступен API (Application Programming Interface) единого портала мировых судей Ставропольского края. Основные возможности:

• Автоматическая загрузка электронных копий документов.
• Получение статуса обработки (в обработке, готово к архивированию, отклонено).
• Выгрузка отчётов о выполненных операциях (XML, CSV).
• Интеграция с корпоративными системами (1С, SAP, электронный документооборот государственных органов).

Технические требования

Пример запроса на загрузку документа

POST https://api.mir.svk.ru/v1/documents

Headers:
 Authorization: Bearer <access_token>
 Content-Type: multipart/form-data

Body (multipart):
 — file: @document.pdf
 ‒ metadata: {
 "uid": "86-01-A-001-2026-08-15",
 "type": "solution",
 "date": "2026-08-15",
 "case_number": "2026-123/45",
 "judge_id": "J-001"
 }

Контроль и ответственность

Контроль за соблюдением инструкции возлагается на:

• Управление по обеспечению деятельности мировых судей Ставропольского края – проведение плановых проверок (1‑2 раза в год).
• Квалификационную коллегию судей Ставропольского края – оценка профессиональной ответственности судей.
• Государственную инспекцию по делам судов – внеплановые проверки в рамках антикоррупционного мониторинга.

За нарушение требований инструкции предусмотрена административная ответственность в виде:

1. Штрафа в размере от 30 000 до 150 000 рублей.
2. Вынесения замечания в личное дело судьи.
3. В случае систематических нарушений – привлечение к дисциплинарной ответственности (отстранение от должности).

Образцы форм и типовые документы

Ниже перечислены основные формы, доступные для скачивания на портале ЕИПМС (раздел «Образцы документов»):

• СЛ‑01 – Сопроводительный лист к архивному пакету.
• КК‑02 – Электронное подтверждение передачи курьером.
• АП‑03 – Акт приёма‑передачи архивных материалов.
• ФЗ‑04 – Формуляр заявки на продление срока хранения.
• ЭФ‑05 – Электронный шаблон отчёта о выполненных архивационных операциях.

Все формы доступны в формате DOCX и PDF, а также в виде онлайн‑шаблонов, которые можно заполнить непосредственно в системе.

Заключительные рекомендации

Для эффективного применения инструкции мировым судьям рекомендуется:

1. Регулярно проходить обучение по работе с ЕИПМС и API (курсы, вебинары).
2. Вести журнал учёта всех полученных и переданных документов (бумажный + электронный).
3. Проводить внутренний аудит хранения документов минимум раз в полугодие.
4. Своевременно фиксировать любые отклонения от установленного порядка и информировать Управление по обеспечению деятельности мировых судей.
5. Использовать электронные подписи и штрих‑коды для обеспечения целостности и прослеживаемости документов.

Соблюдение данных рекомендаций позволит обеспечить законность, прозрачность и надёжность работы мировых судей Ставропольского края, а также упростит взаимодействие с архивными и контролирующими органами.

Контактные данные Управления по обеспечению деятельности мировых судей Ставропольского края:

• Адрес: 357000, г. Ставрополь, ул. Ленина, д; 12
• Телефон: +7 (8652) -5‑55‑55
• E‑mail: info@mir.svk.ru
• Сайт: https://mir.svk.ru

Ссылка на портал единого информационного пространства мировых судей Ставропольского края: https://portal.mir.svk.ru