Дата актуализации:

Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36 (ред. от ) и регламентирует порядок организации судебного делопроизводства в городском (районном) суде.

I. Общие положения

1. Цель инструкции – установить единые правила ведения делопроизводства, обеспечить надлежащую организацию работы суда и соблюдение процессуальных норм.
2. Сфера применения – все подразделения городского суда, включая канцелярии, отделы регистрации, апелляционный, кассационный и исполнительные отделы.
3. Ответственный за делопроизводство – судья, назначенный председателем суда. Он обеспечивает соблюдение инструкции, распределяет обязанности и контролирует их исполнение.
4. Основания для разработки – Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ, решения Верховного Суда, а также нормативные акты субъектов РФ.

II. Руководство организацией судебного делопроизводства

Структура аппарата делопроизводства

• Главный канцелярий – координация всех процессов регистрации и распределения дел.
• Отдел регистрации и учета дел – приём, регистрация, учёт и хранение процессуальных документов.
• Отдел отправки и получения корреспонденции – работа с входящей и исходящей корреспонденцией, в т.ч. электронными документами.
• Отдел исполнения решений – контроль за исполнением судебных актов.

Распределение обязанностей

Ответственный за делопроизводство распределяет задачи между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и нагрузкой. При этом каждый сотрудник обязан вести журнал учёта своей деятельности.

III. Порядок приёма, отправления дел и корреспонденции

Приём документов

1. Все входящие документы (исковые заявления, апелляционные жалобы, представления прокурора, запросы сторон) принимаются уполномоченным работником канцелярии.
2. Документы проверяются на соответствие требованиям процессуального законодательства (полнота, подписи, печати).
3. В случае обнаружения недостатков заявителю направляется запрос о доработке в течение 5 рабочих дней.

Регистрация документов

Регистрация производится в Едином реестре судебных дел (ЭРСД):

• Присвоение уникального номера дела (формат: ГГГГ/ГГ/НННН).
• Внесение сведений о сторонах, предмете спора, дате подачи и виде документа.
• Создание электронного досье, которое доступно уполномоченным лицам через судебный портал.

Отправка исходящей корреспонденции

1. Подготовка исходящего письма (решение, определение, извещение) в соответствии с шаблонами суда.
2. Проверка подписи и печати уполномоченным сотрудником.
3. Отправка почтовой службой, курьером или в электронном виде (через портал «Электронный суд»).
4. Регистрация факта отправки в журнале исходящей корреспонденции.

IV. Регистрация и учёт процессуальных документов

Ведение журнала регистрации

В журнале фиксируются:

• Дата и время приёма.
• Наименование и реквизиты документа.
• ФИО и контактные данные лица, подавшего документ.
• Ответственный сотрудник, осуществивший регистрацию.

Хранение дел

Документы хранятся в двух формах:

• Электронная форма – в системе ЭРСД, с резервным копированием на сервере суда.
• Бумажная форма – в архивных шкафах, согласно требованиям ФЗ «Об архивном деле», не менее 5 лет после завершения дела.

V. Порядок работы с процессуальными документами в суде

Подготовка к судебному заседанию

1. Судья и секретарь формируют «Пакет дел» – комплект всех материалов, необходимых для рассмотрения.
2. Пакет проверяется на полноту (исковые материалы, доказательства, заявления сторон).
3. Пакет передаётся в зал заседаний за 1 рабочий день до начала заседания.

Ведение протокола заседания

• Протокол фиксирует ход заседания, вопросы, ответы, принятые решения.
• После заседания протокол подписывается судьёй, секретарём и сторонами (при необходимости).
• Подписанный протокол регистрируется в ЭРСД и направляется сторонам в течение 3 дней.

Оформление судебных актов

Судебные акты (решения, определения, постановления) оформляются согласно шаблону суда, подписываются судьёй и печатью. После подписания:

• Акт регистрируется в ЭРСД.
• Копия акта помещается в досье дела.
• Сторонам направляются извещения о вынесенном решении.

VI. Делопроизводство при рассмотрении апелляционных и кассационных жалоб

Для апелляционных и кассационных жалоб действуют специальные правила:

1. Приём жалобы – в течение 30 дней с даты вынесения решения первой инстанции.
2. Регистрация в отдельный реестр «Апелляционные и кассационные дела».
3. Назначение судьи‑ассистента, который готовит материалы для рассмотрения в апелляционном суде.
4. Соблюдение сроков рассмотрения: 30 дней для апелляции, 60 дней для кассации.

VII. Исполнительное производство

Приём исполнительных документов

Исполнительные листы, постановления о принудительном исполнении и другие документы принимаются в отдел исполнения решений.

Регистрация и передача в службу судебных приставов

• Документ регистрируется в реестре исполнительных дел.
• Составляется передаточная ведомость и направляется в отдел судебных приставов в течение 2 дней.

VIII. Контроль и проверка качества делопроизводства

1. Ежемесячный внутренний аудит – проверка соответствия действий сотрудников инструкции.
2. Анализ статистики: количество принятых и отправленных документов, сроки их обработки.
3. Подготовка отчётов для руководства суда и для контроля со стороны Судебного департамента.

IX. Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу с момента её утверждения Председателем городского суда и подлежит пересмотру не реже одного раза в три года или при изменении нормативных правовых актов.

Все сотрудники суда обязаны ознакомиться с инструкцией, пройти инструктаж и соблюдать её положения в своей профессиональной деятельности.

Приложения

• Приложение 1 – Шаблон входящего заявления.
• Приложение 2 – Формат электронного реестра судебных дел (ЭРСД).
• Приложение 3 – Журнал регистрации исходящей корреспонденции.
• Приложение 4 – Инструкция по работе с электронным порталом «Электронный суд».

Контактная информация:

Городской суд г. [Название города]
Адрес: ул. Судейская, д. 1, офис 101
Тел.: +7 (XXX) XXX‑XX‑XX
E‑mail: info@citycourt.ru

© 2026 Городской суд. Все права защищены.