Картотека дел суда, это основной инструмент учета, поиска и контроля движения судебных дел в работе суда. Для Советского районного суда (как и для любого суда общей юрисдикции в РФ) ведение картотеки регламентируется нормативными правовыми актами, приказами Судебного департамента при Верховном Суде РФ и внутренними инструкциями. В данной статье подробно рассматриваются виды картотек, порядок их ведения, особенности электронного доступа через ГАС «Правосудие» и правила архивного хранения.

Нормативная база ведения картотеки

Деятельность по учету и хранению дел строится на следующих ключевых документах:

• Федеральный закон от № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» — определяет порядок публикации информации о делах в интернете.
• Приказ Судебного департамента при ВС РФ (утративший силу, но заложивший основы) и актуальные приказы по делопроизводству — регламентируют правила регистрации, учета хранения и сдачи дел в архив.
• Инструкция о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции (действующая редакция).

Важно: Согласно архивным правилам, срок хранения дел, нарядов и картотек исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания в делопроизводстве (п. 6.4 типовой инструкции).

Виды картотек в работе районного суда

В судебном делопроизводстве существует несколько параллельных систем учета:

Учетная картотека (рабочая)

Ведется в канцелярии суда и у судейских приставов. Содержит сведения о всех поступивших делах независимо от категории (гражданские, административные, уголовные, дела об административных правонарушениях).

• Карточка дела заводится при регистрации входящего документа (заявления, протокола).
• Отражает этапы движения: регистрация → распределение → подготовка → заседания → вынесение решения → вступление в законную силу → исполнение → архив.

Картотека исполнительного производства

Отдельный учет исполнительных листов и поручений, переданных судебным приставам (ФССП) или направленных на принудительное исполнение иным способом.

Архивные картотеки (описи)

Формируются при сдаче дел в архив суда. Согласно п. 7.1–7.2 Инструкции:

• Опись дел — систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия содержания фонда.
• На дела постоянного хранения составляется опись дел постоянного хранения перед передачей в архив.

Электронная картотека: ГАС «Правосудие» и сайты судов

Современная картотека существует в виде электронной базы данных Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (ГАС «Правосудие»).

Публичный доступ (Сайт суда)

На официальном портале суда (например, sovetsky.tat.sudrf.ru для Советского районного суда г. Казани или sovetsky;bkr.sudrf.ru для суда в Башкортостане) доступен модуль «Поиск по судебным делам».

Возможности поиска:

1. По номеру дела (самый точный способ).
2. По участникам (ФИО гражданина, название юрлица, ИНН, ОГРН).
3. По судье (фамилия судьи, рассматривающего дело).
4. По дате регистрации дела в суде.

При нажатии на номер дела открывается карточка дела в новом окне, содержащая:

• Реквизиты дела (номер, дата регистрации, категория).
• Состав суда и ФИО судьи.
• Участников дела (истец, ответчик, третьи лица).
• Хронологию судебных заседаний (даты, результаты).
• Тексты принятых судебных актов (постановления, определения, приговоры) — если они подлежат публикации по 262-ФЗ.

Внутренний доступ (Автоматизированное рабочее место — АРМ)

Для сотрудников суда и судей доступен расширенный функционал ГАС «Правосудие»:

• Ведение электронного журнала регистрации (ЕЖР).
• Автоматическое формирование нарядов на дела.
• Контроль сроков рассмотрения.
• Формирование статистических отчетов (формы № 1-Г, № 2-Г и др.).
• Электронное делопроизводство (ЭДО) — работа с электронными копиями документов.

Архив суда: структура и порядок сдачи дел

Архив суда — это структурное подразделение, обеспечивающее хранение оконченных судебных дел и документов общего делопроизводства.

Физическое размещение (пример Тушинского р.с. г. Москвы, типично для многих судов)

• Архив по уголовным делам и делам об административных правонарушениях (часто отдельный кабинет, например, каб. 211, 2 этаж).
• Архив по гражданским и административным делам (может находиться в другом помещении).
• Архив документов общего делопроизводства (приказы, распоряжения, личные дела сотрудников, корреспонденция).

Порядок сдачи в архив

1. После вступления решения в законную силу и истечения срока на исполнение (или получения сведений об исполнении) дело формируется в томе.
2. Составляется наряд на дело (форма по утвержденному образцу).
3. Дела сортируются по категориям и годам.
4. Формируется опись дел (в 2-х экземплярах: один в дело/наряд, второй в архив/канцелярию).
5. Дела сдаются в архив под роспись ответственного лица архива.

Сроки хранения (ориентировочные, уточняются в актуальном Перечне типовых управленческих архивных документов)

Особенности работы с картотекой для участников процесса

Как найти свое дело онлайн (пошаговая инструкция)

1. Перейдите на официальный сайт нужного Советского районного суда (проверьте регион: Татарстан, Башкортостан, Москва и т.д.).
2. Найдите раздел «Картотека дел», «Поиск по делам» или «Информация по судебным делам».
3. Выберите параметр поиска (рекомендуется: ФИО/Название + ИНН/ОГРН для точности).
4. Введите данные и нажмите «Найти».
5. В списке результатов нажмите на номер дела для открытия карточки.
6. При необходимости скачайте судебный акт (если опубликован) или обратитесь в канцелярию за копией (если дело не публикуется).

Если дело не найдено на сайте

• Дело может находиться на стадии подготовки (еще не зарегистрировано в ГАС «Правосудие» публично).
• Дело относится к категории непубликуемых (тайна усыновления, гостайна и др.).
• Ошибка в написании ФИО/названия — попробуйте искать только по ИНН/ОГРН или частично по фамилии.
• Обратитесь в канцелярию суда по телефону или через форму обратной связи на сайте.

Исторический аспект: картотеки в государственных архивах

По истечении сроков хранения в суде (обычно 10–75 лет) дела исторической ценности передаются в государственные архивы (например, Государственный архив Российской Федерации — ГАРФ или областные/городские архивы).

• В архивах формируются фонды (например, «Фонд Советского районного суда г. Казани»).
• Создаются путеводители и описи (оп. 1, оп. 2 и т.д.), которые являются научными справочниками для поиска дел исследователями.
• Пример: В путеводителе по фондам ГАРФ или портале «Архивы России» можно найти электронные описи, где указаны заголовки дел, даты и количество листов.

Резюме: ключевые моменты для понимания системы

• Единая система: Картотека, это не только бумажные карточки в ящиках стола секретаря, но и единая БД ГАС «Правосудие».
• Прозрачность: Публичная картотека на сайте суда, реализация права граждан на доступ к информации (262-ФЗ).
• Архивная наука: Перевод дел в архив сопровождается составлением описей (п. 7.1–7.2 Инструкции), что гарантирует сохранность и находчивость документов на десятилетия.
• Сроки исчисляются правильно: Всегда с 1 января года, следующего за годом завершения дела в суде (п. 6.4).

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ, приказов Судебного департамента при ВС РФ, данных официальных порталов судов общей юрисдикции (sovetsky.tat.sudrf.ru, sovetsky.bkr.sudrf.ru, mos-gorsud.ru, tushino.mos.sudrf.ru) и информации с портала «Архивы России» (archives.gov.ru). Актуально на .