Дата актуализации: (по информации из открытых источников).

Корреспонденция суда – это поток входящих и исходящих документов (письма, заявления, ходатайства, копии решений и др.), который обеспечивает взаимодействие суда с участниками процесса, иными государственными органами, организациями и гражданами. Единый порядок приёма, регистрации, распределения и хранения такой корреспонденции регламентируеться Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде (Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от  № 36, ред. от ).

Нормативная база

• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от  № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде» (ред. от ).
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от  № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах…» (ред. от ).
• Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения.
• Формы документов (например, Форма N 68 «Заявление о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания»).

Основные понятия

Входящая корреспонденция

Документы, поступающие в суд от сторон, органов власти, организаций и граждан;

Исходящая корреспонденция

Документы, направляемые судом адресатам (решения, определения, уведомления, копии материалов дела и т.п;).

Штамп приёма

Отметка, ставимая на первой странице обложки дела или документа, содержащая дату и время поступления, регистрационный номер по реестру входящей корреспонденции.

Реестр учёта входящей корреспонденции

Журнал (электронный или бумажный), в котором фиксируются все поступившие документы с указанием номера, даты, времени, отправителя и краткого содержания.

Порядок приёма и первичной регистрации входящей корреспонденции

1. Приём корреспонденции. Работник отдела делопроизводства (общего отдела) принимает почтовые отправления, курьерские доставки и электронные сообщения в специально оборудованном месте (почтовый ящик, стойка приёма).
2. Вскрытие упаковочных материалов. Конверты, пакеты, коробки и т.д. вскрываются в присутствии свидетеля (при необходимости) для обеспечения сохранности содержимого.
3. Сверка с описью. Проверяется соответствие присланных судебных дел (материалов) и иной корреспонденции составу описи, приложенной к отправлению.
4. Ставка штампа приёма. На первой странице обложки дела (материала, письма и т.п.) ставится штамп, в котором указываются:
   • дата и время поступления в суд;
   • регистрационный номер документа по реестру учёта входящей корреспонденции;
   • подпись работника, принявшего документ.
5. Внесение в реестр. В журнал учёта вносятся сведения о документе: номер, дата, время, отправитель, вид документа, краткое содержание, расписка о получении (если требуется).
6. Передача по принадлежности. Не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передаётся работникам аппарата суда соответствующих отделов и подразделений под расписку в журнале.

Обработка и распределение корреспонденции

Внутренняя маршрутизация

• Дела и материалы, относящиеся к конкретному судье или судебному участку, направляются в его канцелярию.
• Заявления, ходатайства и жалобы передаются в отдел обеспечения деятельности президиума суда или в отдел по делам об административных правонарушениях (в зависимости от подведомственности).
• Финансово‑бухгалтерские документы (счета, платежные поручения, отчёты) поступают в финансово‑бухгалтерский отдел.
• Копии судебных актов, необходимые для архивного хранения, направляются в архивный отдел.

Исходящая корреспонденция

1. Подготовка документа осуществляется ответственным работником (секретарь суда, помощник судьи, юрист).
2. Документ оформляется согласно требованиям Инструкции: указание реквизитов суда, даты, номера дела, подписи и печати.
3. После подписи документ передаётся в отдел делопроизводства для:
• проставления регистрационного номера исходящей корреспонденции;
• внесения в журнал исходящей корреспонденции;
• упаковки и отправки (почта, курьер, электронная связь).
4. При отправке копии сопроводительного письма (например, при ошибочной доставке) оставляется копия в соответствующем наряде, как предусмотрено пунктом 2.2 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах.

Хранение и архивирование корреспонденции

Сроки хранения определяются Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции. Основные положения:

• Дела гражданских и уголовных дел – 10 лет после вступления решения в законную силу, затем передача в государственный архив.
• Материалы по административным правонарушениям – 3 года.
• Финансово‑бухгалтерские документы – 5 лет.
• Корреспонденция, не связанная с делом (информационные письма, запросы) – 1 год при отсутствии особого указания.

Все документы перед передачей на архивное хранение проходят процедуру инвентаризации и формирования описи.

Ответственность сотрудников

• Нарушение порядка приёма, регистрации или передачи корреспонденции влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними регламентами суда.
• Потеря или повреждение документа может повлечь материальную ответственность и восстановление ущерба.
• Нарушение сроков хранения и premature уничтожение документов преследуется по статье 13.19 КоАП РФ (нарушение правил ведения документации).

Примеры форм и документов

Форма N 68 – Заявление о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания

Заявление о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания (Форма N 68)
Председателю суда (председательствующему судье) ______________________________________
от __________________________________, (Ф.И.О., процессуальное положение, данные документа, удост...)
Дата подачи: __.__.2026
Текст заявления: _________________________________________________
Подпись: ______________________

Журнал учёта входящей корреспонденции (образец)

Соблюдение установленного порядка работы с корреспонденцией в районном суде обеспечивает:

• Своевременное и точное поступление документов к их адресатам;
• Соблюдение принципов гласности и доступности правосудия;
• Надёжное ведение документооборота и сохранность архивных материалов;
• Минимизацию рисков процессуальных нарушений, связанных с потерей или задержкой корреспонденции.

Регулярное обучение сотрудников, актуализация внутренних инструкций и контроль за выполнением предписанных процедур являются ключевыми факторами эффективной работы судебного делопроизводства.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на .