Номенклатура дел — это основной архивный документ‚ который систематизирует все дела‚ образующиеся в деятельности районного суда‚ и устанавливает сроки их хранения. Правильное составление номенклатуры является обязательным требованием законодательства в области архивного дела и делопроизводства. В данной статье подробно разбирается структура номенклатуры‚ нормативная база‚ порядок утверждения и приведен ориентировочный образец для районного суда общей юрисдикции Российской Федерации.
Нормативная правовая основа
Формирование номенклатуры дел суда регулируется следующими ключевыми актами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14‚ 16) — определяет обязанности организаций по формированию архивов и утверждению номенклатур.
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовой номенклатуры управленческой документации‚ образующейся в деятельности федеральных судов общей юрисдикции‚ и типовых сроков хранения дел» — основной методический документ для судов общей юрисдикции (районных‚ городских‚ окружных).
- Постановление Пленума Верховного Суда РФ (различные акты‚ регламентирующие делопроизводство в судах).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составлению» — устанавливает правила оформления документа.
- Инструкция по делопроизводству в судах общей юрисдикции РФ (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ).
Важно: Номенклатура дел утверждается ежегодно не позднее 1 января текущего года (или в срок‚ установленный вышестоящим архивным органом/Судебным департаментом) и действует в течение календарного года. Внесение изменений в утвержденную номенклатуру в течение года допускается только по решению председателя суда.
Структура номенклатуры дел
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Типовой номенклатуре Росархива‚ документ состоит из следующих обязательных реквизитов:
- Шапка документа: Наименование организации (Районный суд)‚ код по ОКПО (при наличии)‚ год действия номенклатуры.
- Заголовок: «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ» с указанием вида документации (управленческая‚ процессуальная и т.д.).
- Табличная часть (основная): Содержит колонки:
- Индекс дела (шифр раздела/подраздела/порядковый номер).
- Наименование дела (тема дела).
- Срок хранения (в годах: временное — до 10 лет‚ длительное — более 10 лет‚ постоянное).
- Примечания (особые условия хранения‚ основание для уничтожения‚ ссылка на акт экспертизы стоимости).
- Подписи: Подпись руководителя суда (председателя)‚ согласование с экспертом-архивистом (или архивным органом)‚ дата утверждения.
Основные разделы номенклатуры районного суда
Дела районного суда традиционно делятся на три большие группы (раздела). Ниже приведена типичная структура согласно Приказу Росархива № 236.
Раздел I. Дела постоянного хранения (Исторический архив)
Сюда включаются дела‚ представляющие историческую‚ научную или иную общественную ценность. Срок хранения, «Постоянный».
- Учредительные и нормативные акты: Уставы‚ положения о суде‚ акты о реорганизации/ликвидации.
- Документы‚ отражающие историю суда: Хроники‚ летописи‚ собрание решений Пленума Верховного Суда с резолюциями суда‚ материалы юбилеев.
- Дела по вопросам‚ разрешенным в порядке надзора/пересмотра: Если они вызвали широкий общественный резонанс или создали прецедент (по решению председателя суда).
- Персональные дела судей: Дела судей‚ вышедших в отставку/на пенсию (после завершения служебной деятельности).
- Дела по приему на гражданскую службу и аттестации сотрудников аппарата суда (выборочно‚ по решению архивной комиссии).
Раздел II. Дела длительного хранения (срок более 10 лет)
Обычно 10‚ 15‚ 25‚ 50‚ 75 лет. Это основной массив процессуальной и управленческой документации.
Подраздел II-А. Процессуальные дела (Судебные дела)
| Индекс | Категория дел | Типовый срок хранения |
|---|---|---|
| II-А-1 | Гражданские дела (в т.ч. семейные‚ жилищные‚ трудовые‚ земельные) | 10 лет (после вступления решения в законную силу) |
| II-А-2 | Дела по административным правонарушениям (КоАП РФ) | 2 года (после вступления в силу) |
| II-А-3 | Уголовные дела (в т.ч. частного обвинения) | 25 лет (уголовные); 3 года (частного обвинения) |
| II-А-4 | Дела специальных производств (признание нетрудоспособным‚ об объявлении умершим‚ об усыновлении и т.д.) | 25–75 лет (зависит от вида производства) |
| II-А-5 | Дела по заявлениям о выдаче исполнительных листов‚ восстановлении сроков апелляции | 5–10 лет |
| II-А-6 | Исполнительные производства (исполнительные листы‚ представления) | 10 лет (после прекращения производства) |
Подраздел II-Б. Управленческая документация (Дела аппарата суда)
- II-Б-1. Организационные документы: Приказы‚ распоряжения председателя суда (основные и по кадровым вопросам), 50/75 лет.
- II-Б-2. Документы по вопросам кадров: Персональные дела сотрудников аппарата, 75 лет; Листки учета трудовой книги — 75 лет; Приказы по кадровым вопросам — 50 лет.
- II-Б-3. Финансово-хозяйственная документация: Бюджетные сметы‚ отчеты об исполнении бюджета‚ инвентарные акты — 5–10 лет (зависит от вида отчетности).
- II-Б-4. Документация по охране труда и технике безопасности: Журналы инструктажей‚ акты проверок — 10–50 лет.
- II-Б-5. Документация по информатизации: Журналы учета СКЗИ‚ ключей ЭП‚ доступа к ГАС «Правосудие» — 5–10 лет.
- II-Б-6. Документация по рассмотрению обращений граждан: Жалобы‚ заявления‚ ответы — 5 лет.
- II-Б-7. Дела по организации судебного заседания: Распределение дел по судььям‚ графики заседаний‚ протоколы заседаний (если не входят в судебное дело) — 5 лет.
Раздел III. Дела временного хранения (срок до 10 лет)
Сюда попадает оперативная‚ справочная и вспомогательная документация.
- III-1. Справочно-информационные материалы: Сводки судебной практики‚ информационные письма‚ консультации (хранятся до устаревания‚ но не более 5 лет).
- III-2. Документы по обеспечению деятельности суда: Договоры аренды‚ коммунальных услуг‚ канцелярские расходники — 5 лет после окончания действия.
- III-3. Внутренняя документация: Служебные записки‚ справки‚ черновики‚ не утвержденные проекты — 1 год (или до прекращения необходимости).
- III-4. Журналы учета: Входящей/исходящей корреспонденции‚ регистрации дел (если ведутся на бумаге) — 5 лет.
- III-5. Дела по подбору присяжных заседателей: Списки‚ протоколы заседаний комиссий — 5 лет.
Ниже приведен фрагмент оформления номенклатуры в виде таблицы‚ соответствующей требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РФ
_____________________ РАЙОННЫЙ СУД
г. ____________________‚ ____________________ область
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 202_ год
| Индекс | Наименование дела (тема дела) | Срок хранения‚ лет | Примечание |
|---|---|---|---|
| РАЗДЕЛ I. ДЕЛА ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ | |||
| I-1 | Учредительные документы суда (Устав‚ Положение о суде)‚ акты о реорганизации/ликвидации | Постоянный | Передача в архив через 5 лет после образования |
| I-2 | Персональные дела судей‚ прекративших полномочия | Постоянный | Сборка дела в течение 1 года после прекращения полномочий |
| РАЗДЕЛ II. ДЕЛА ДЛИТЕЛЬНОГО ХРАНЕНИЯ | |||
| Подраздел II-А. Судебные (процессуальные) дела | |||
| II-А-1 | Гражданские дела (общие‚ семейные‚ жилищные‚ трудовые‚ земельные‚ экологические)‚ рассматриваемые в порядке гражданского процесса | 10 | Срок исчисляется с момента вступления решения в законную силу. Дела об усыновлении — 75 лет |
| II-А-2 | Уголовные дела (в т.ч. частного обвинения) | 25 / 3 | 25 лет — общественные/частно-общественные; 3 года — частного обвинения. Смертные/пожизненные — 75 лет |
| II-А-3 | Дела по административным правонарушениям (КоАП РФ) | 2 | С момента вступления определения/постановления в законную силу |
| II-А-4 | Исполнительные производства (исполнительные листы‚ представления о принудительном исполнении) | 10 | С момента прекращения исполнительского производства |
| Подраздел II-Б. Управленческая документация (Дела аппарата суда) | |||
| II-Б-1 | Приказы и распоряжения председателя суда (основные‚ по организации работы суда) | 50 | Сборка в дело в хронологическом порядке по годам |
| II-Б-2 | Персональные дела сотрудников аппарата суда (гражданские служащие) | 75 | Сборка после увольнения/перевода. Хранение в архиве суда до передачи в гос. архив |
| II-Б-3 | Листки учета трудовой книги (форма Т-2) и вкладыши к ним | 75 | Обязательное хранение 75 лет |
| II-Б-4 | Документы по охране труда: журналы инструктажей‚ акты проверок состояния ОТ‚ карты учета СИЗ | 10 / 50 | Журналы — 10 лет; Акты расследования несчастных случаев, 50 лет |
| РАЗДЕЛ III. ДЕЛА ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ (ДО 10 ЛЕТ) | |||
| III-1 | Журналы учета входящей и исходящей корреспонденции‚ регистрации судебных дел (бумажные) | 5 | При ведении в АИС «Правосудие» бумажные журналы могут не вестись |
| III-2 | Документы по рассмотрению обращений граждан (жалоб‚ заявлений‚ предложений) | 5 | С момента рассмотрения и направления ответа |
| III-3 | Служебные записки‚ справки‚ запросы‚ информационные справки внутри суда | 1 | До прекращения необходимости‚ но не более 1 года |
| III-4 | Документы по формированию и ведению списков присяжных заседателей | 5 | Протоколы заседаний комиссий‚ списки кандидатов |
СОГЛАСОВАНО
Эксперт-архивист / Начальник архива суда
________________ / ________________ /
(подпись) (Ф.И.О.)
«___» _____________ 202_ г.
УТВЕРЖДАЮ
Председатель _______________ районного суда
________________ / ________________ /
(подпись) (Ф.И.О.)
«___» _____________ 202_ г.
М.П.
Порядок утверждения и внесения изменений
- Подготовка: Проект номенклатуры готовит эксперт-архивист (или ответственный секретарь/делопроизводитель) на основе Типовой номенклатуры Росархива № 236 с учетом специфики конкретного суда (наличие специализированных коллегий‚ особых производств).
- Согласование: Проект согласовывается с архивным органом субъекта РФ (по согласованию с Судебным департаментом) и экспертом-архивистом суда.
- Утверждение: Номенклатура утверждается приказом председателя суда. В приказе указывается: «Утвердить прилагаемую номенклатуру дел на 20__ год»‚ «Признать недействительным приказ от __.__.20__ № __».
- Регистрация: Утвержденная номенклатура регистрируется в журнале учета номенклатур (форма по ГОСТ Р 7.0.97) и хранится в архиве суда (экземпляр у председателя‚ у архивиста‚ у делопроизводителя).
- Изменения: В течение года в номенклатуру могут вноситься изменения (добавление новых тем дел‚ изменение сроков хранения по новым нормативным актам). Изменения оформляются отдельным приказом председателя суда («О внесении изменений в номенклатуру дел на 20__ год»). Новая редакция номенклатуры на текущий год не выпускается.
Особенности учета электронных дел
С полным переходом судов на АИС «Правосудие» и ГАС «Правосудие» актуальность бумажной номенклатуры сохраняется‚ но меняется подход к формированию дел:
- Единая номенклатура: Ведется одна номенклатура на суд‚ в которую включаются темы дел‚ формируемых как в электронном‚ так и в бумажном виде.
- Обозначение носителя: В колонке «Примечание» или в дополнительной колонке «Носитель» рекомендуется указывать: «Электронный (АИС Правосудие)»‚ «Бумажный»‚ «Смешанный».
- Сборка электронных дел: Электронное дело формируется в системе автоматически по завершении производства. Сроки хранения электронных файлов должны соответствовать срокам‚ установленным в номенклатуре.
- Акт экспертизы стоимости: Перед уничтожением дел (даже электронных) после истечения сроков хранения проводится экспертиза стоимости (Акт экспертизы № 12-Э). Уничтожение электронных дел фиксируеться в журнале уничтожения и протоколом удаления из ИС.
Типичные ошибки при составлении
- Копирование Типовой номенклатуры без адаптации: Удаление неактуальных для конкретного суда разделов (например‚ если в суде нет коллегии по административным делам‚ соответствующие строки нужно исключить) и добавление уникальных тем (например‚ «Дела по защите прав потребителей» как отдельная тема‚ если их объем велик).
- Нарушение нумерации (индексации): Индекс должен иметь иерархическую структуру: Раздел-Подраздел-Порядковый номер (например‚ II-А-5). Нельзя использовать сквозную нумерацию 1‚ 2‚ 3… по всей номенклатуре.
- Несоответствие сроков хранения: Установление сроков «на глаз» без ссылки на Приказ Росархива № 236 или Перечень типовых управленческих архивных документов. Срок хранения судебных дел исчисляется с момента вступления решения в законную силу‚ а не с момента составления дела.
- Отсутствие согласования с архивным органом: Номенклатура‚ не согласованная с главным архивным управлением субъекта РФ (или уполномоченным органом)‚ считается неутвержденной‚ что ведет к нарушению ст. 14 ФЗ-125.
- Игнорирование дел персонального состава: Персональные дела судей и сотрудников аппарата — это дела постоянного (75 лет) хранения. Их потеря влечет административную и дисциплинарную ответственность.
Номенклатура дел районного суда, это не просто формальный отчет‚ а главный инструмент управления документооборотом и обеспечения правовой значимости архивных документов. Грамотно составленная номенклатура‚ основанная на Приказе Росархива № 236 и адаптированная под реальную структуру суда‚ позволяет:
- Обеспечить законное хранение и своевременное уничтожение документов.
- Гарантировать доступ к судебным актам для участников процесса и вышестоящих инстанций.
- Сформировать фонд постоянного хранения для передачи в государственный архив.
- Избежать претензий со стороны Росархива‚ прокуратуры и Судебного департамента при проверках.
Рекомендация: Ежегодно в ноябре-декабре проводите аудит текущей номенклатуры: сверьте темы дел с реально образующимися в АИС «Правосудие»‚ учтите изменения в процессуальном законодательстве (новые виды производств) и подготавливайте проект на следующий год заранее для своевременного согласования и утверждения к 1 января.
Данная статья носит информационно-методический характер. При составлении конкретного документа необходимо руководствоваться действующими на момент утверждения нормативными правовыми актами и методическими рекомендациями Судебного департамента при ВС РФ и архивного органа субъекта РФ.