Номенклатура нарядов — это основной архивно-делопроизводственный документ, определяющий систему организации делопроизводства в районном (городском) суде. Она представляет собой систематизированный перечень наименований нарядов, журналов и книг учета, образующихся в процессе деятельности суда, с указанием сроков их хранения. Грамотное составление и своевременное утверждение номенклатуры гарантируют сохранность документов, обеспечивают быстрый поиск информации и соответствие требованиям законодательства об архивном деле и делопроизводстве.

Нормативная правовая основа

Деятельность районных судов по делопроизводству регулируется комплексом нормативных правовых актов. Ключевыми документами, регламентирующими вопросы номенклатуры нарядов, являются:

• Федеральный закон от N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — устанавливает общие принципы формирования фондов, сроков хранения и учета документов.
• Приказ Минюста России от N 19-01-88-94 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде» (с изменениями и дополнениями, в т.ч. Приказом Минюста от N 153 и от N 56). Примечание: Данный приказ утратил силу в части, противоречащей актуальным актам, однако Инструкция и Приложение N 1 к ней остаются базовым методологическим фундаментом для формирования номенклатуры в судах общей юрисдикции.
• Приказ Минюста России от N 276 «Об утверждении Типовых перечней документов, подлежащих отбору к государственному хранению, с указанием сроков их хранения» (в ред. от ) — определяет сроки хранения для конкретных категорий судебных документов.
• Росархив: Методические рекомендации по составлению номенклатуры дел.
• Региональные нормативные акты (приказы главных управлений юстиции по субъектам РФ) по вопросам архивного дела и делопроизводства.

Цели и функции номенклатуры нарядов

Согласно п. 122 Инструкции по делопроизводству в районном суде, номенклатура составляется для решения следующих задач:

1. Классификация документов — систематизация всего документооборота суда по разделам и категориям.
2. Формирование нарядов — основа для заведения новых нарядов в канцелярии и архиве суда.
3. Обеспечение сохранности — привязка каждого наряда к конкретному сроку хранения (постоянный, временный свыше 10 лет, временный до 10 лет).
4. Учет и поиск, создание условий для оперативного изыскания дел.
5. Планирование архивных работ — основа для составления описей, актов отбора к уничтожению и передачи в государственный архив.

Порядок разработки, согласования и утверждения

Процедура введения номенклатуры в действие строго регламентирована (п. 122.1 Инструкции):

Этапы процедуры:

1. Подготовительный этап: Ответственный за делопроизводство (делопроизводитель/архивист суда) анализирует номенклатуру за прошлый год, описи дел постоянного и длительного хранения, справочные картотеки, ведомственные и типовые перечни сроков хранения.
2. Составление проекта: Проект номенклатуры нарядов на очередной год составляется в трех экземплярах.
3. Согласование с экспертной комиссией суда: Проект рассматривается на заседании экспертной комиссии суда (ЭКС).
4. Экспертиза в государственном архиве: После согласования с ЭКС проект направляется в экспертно-методическую комиссию государственного архива (ЭМК госархива) или экспертно-проверочную комиссию структурного подразделения по архивам и делопроизводству исполнительного органа власти субъекта РФ.
5. Утверждение: Согласованный с архивом проект утверждаеться председателем суда приказом (распоряжением).

Структура и заполнение графа номенклатуры (Форма 56)

Номенклатура оформляется по установленной форме (Форма 56 по Приложению 57 к Инструкции). Рассмотрим правила заполнения основных граф:

Типовая номенклатура основных нарядов (Приложение N 1 к Инструкции)

Ниже приведен базовый перечень разделов и нарядов, заводимых в районном суде, согласно Приложению N 1 к Инструкции (Приказ Минюста N 19-01-88-94). В современной практике наименования могут незначительно варьироваться (например, «органы юстиции» заменяются на «Судебный департамент при ВС РФ» и т.д.), но структура остается устойчивой.

Раздел I. Организационно-распорядительная документация и нормативные акты

• N 1. Правовые акты органов законодательной и исполнительной власти РФ по вопросам деятельности судов.
• N 2. Правовые акты представительных и исполнительных органов власти субъектов РФ и органов местного самоуправления по вопросам деятельности судов.
• N 3. Постановления Пленума Верховного Суда РФ.
• N 4. Письма, инструкции, рекомендации органов системы Судебного департамента при ВС РФ (ранее — органов юстиции) и переписка с ними.
• N 5. Материалы обобщения судебной практики вышестоящих судов.
• N 6. Материалы обобщения судебной практики данного суда. Копии представлений и информационных писем, вносимых судом в организации.
• N 7. Протоколы оперативных совещаний.
• N 8. Планы работ и материалы по их выполнению.
• N 9. Акты, докладные записки, протоколы и материалы о работе суда, канцелярии (и судебных исполнителей/приставов).
• N 10. Акты проверок исполнением судебных решений (если приставы в структуре суда или взаимодействие).

Раздел II. Учет, отчетность и статистика

• N 11. Статистическая информация суда и переписка по ней (статистические отчеты).
• N 12. Списки заседателей (народных заседателей) и материалы о работе с ними.

Раздел III. Документы по рассмотрению дел и материалам (процессуальные копии и служебная переписка)

• N 13. Копии определений вышестоящих судов по делам данного суда (раздельно по уголовным и гражданским).
• N 14. Копии частных определений (определений о выявленных нарушениях закона) и переписка по их исполнению.
• N 15. Материалы, оставленные без движения.
• N 16. Копии определений (постановлений) о направлении дела для доп. расследования и по подсудности.
• N 17. Постановления судьи об отказе в возбуждении уголовного дела по жалобе потерпевшего, определения об отказе в принятии искового заявления, о возврате госпошлины.
• N 18. Копии определений о направлении материалов на рассмотрение общественности и решения общественности.

Раздел IV. Работа с обращениями граждан и организаций

• N 19. Предложения, заявления, жалобы граждан и юрлиц, не подлежащие рассмотрению по ГПК/УПК/КАС/АПК, и переписка по ним;
• N 20. Переписка суда, не связанная с делами и жалобами (общего характера).

Раздел V. Исполнительное производство и архивное дело (внутренний учет)

• N 21. Материалы о розыске должников (если ведется судом/приставами при суде).
• N 22. Описи заказных бандеролей/писем и описи корреспонденции, отправляемой простой почтой.
• N 23. Описи дел, сданных в архив суда.
• N 24. Описи дел, сданных в органы государственного архива.

Дополнительные обязательные разделы (согласно п. 122.3 Инструкции):

В номенклатуру обязательно включаются справочные картотеки и книги учета:

• Учетно-статистические карточки по уголовным делам.
• Учетно-статистические карточки по гражданским делам.
• Регистрационно-контрольные карточки обращений граждан и юридических лиц.
• Журналы регистрации входящей/исходящей/внутренней корреспонденции.
• Журналы учета приказов, распоряжений председателя суда.
• Книги учета дел (гражданских, уголовных, административных и др.).
• Иные справочные картотеки, образующиеся в суде.

Формирование нарядов: правила и требования

Номенклатура — это план, а формирование нарядов — это его практическое исполнение (п. 123 Инструкции). Ключевые правила:

• Только исполненные документы помещаются в наряды. Проекты, черновики, лишние копии, документы, подлежащие возврату — не подшиваються.
• Соответствие номенклатуре: Документы группируются строго по наименованию наряда из утвержденной номенклатуры.
• Приложения подшиваются вместе с основными документами.
• Разделение по срокам хранения: В один наряд не должны попадать документы с разными сроками хранения (исключение — временная группировка по одному вопросу, но к концу года такие наряды обязательно расформировываются).
• Годовой принцип: В наряд группируются документы одного календарного года (кроме переходящих нарядов).
• Объем наряда: Не более 250 листов. При превышении наряд разбивается на тома (Том 1, Том 2 и т.д.).
• Порядок внутри наряда: Хронологический или вопросно-логический (или их сочетание).
• Обращения граждан: Группируются в самостоятельные наряды в хронологическом порядке. Повторные обращения подшиваются к первоначальному.
• Проверка оформления: Перед подшивкой проверяются реквизиты: подписи, даты, отметки об исполнении, печати. Неоформленные документы возвращаются исполнителям.

По окончании календарного года (п. 122.5 Инструкции) ответственный за делопроизводство заполняет итоговую запись в конце номенклатуры (по Форме 57 / Приложение 58). В ней фиксируется:

• Количество заведенных нарядов с постоянным сроком хранения.
• Количество заведенных нарядов со сроком хранения свыше 10 лет.
• Количество заведенных нарядов со сроком хранения до 10 лет включительно.
• Количество переходящих нарядов (продолжающихся на следующий год).

Эта запись является основой для составления описей дел на сдачу в архив суда и для планирования работ по отбору документов к уничтожению.

Особенности текущего этапа: Электронное делопроизводство (АС «Правосудие», СУДЕБ, ГАС «Правосудие»)

Внедрение автоматизированных систем (АС «Правосудие», ГАС «Правосудие», модуль «Делопроизводство») существенно трансформировало работу с номенклатурой:

1. Электронная номенклатура: Ведется в информационной системе суда. Печатный вариант (3 экз.) все равно требуется для передачи в госархив и хранения в архиве суда как контрольный образец.
2. Автоматическое присвоение индексов: Система сама присваивает номера нарядам при заведении на основании выбранного раздела номенклатуры.
3. Электронные наряды (дело-носитель): Формируются из электронных документов (сканов, нативных файлов) с электронной подписью. Требования к объему (250 листов) трансформируются в требования к объему файлов/структуре пакета.
4. Сроки хранения в метаданных: Срок хранения прописывается в атрибутах электронного дела/наряда автоматически по справочнику (Типовому перечню N 276).
5. Передача в госархив: Осуществляется в электронном виде через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или на машинных носителях в соответствии с Приказом Минкультуры/Росархива о порядке передачи электронных документов.

Внимание! Несмотря на полный переход на электронный документооборот, требования к утверждению бумажной номенклатуры председателем суда и согласованию с госархивом сохраняют свою юридическую силу. Электронная номенклатура в АС «Правосудие» должна быть полной копией утвержденного бумажного документа.

Типичные ошибки и рекомендации по их предотвращению

Ошибка	Последствия	Рекомендация
Работа по старой номенклатуре без учета изменений в законодательстве (новые виды производств, КАС, АПК, ГПК).	Потеря документов, невозможность найти дело, нарушение сроков хранения, замечания Росархива/прокуратуры.	Ежегодный анализ изменений в Типовом перечне N 276 и Приказах Судебного департамента. Внесение изменений в номенклатуру до 1 января.
Отсутствие резервных номеров в графе 1.	Приходится нарушать нумерацию, заводить наряды «в конец» с нарушением системности.	Зарезервировать 5-10 номеров в каждом разделе под непредвиденные наряды.
Смешивание в одном наряде документов разного срока хранения (например, приказ про постоянный и служебная записка про 5 лет).	Невозможность своевременного уничтожения части документов, риск утери ценных документов при уничтожении всего наряда.	Строгое разделение нарядов по срокам хранения на этапе формирования (п. 123.1).
Несвоевременное оформление нарядов (подшивка, заполнение обложек, инвентаризация).	Хаос в архиве, утеря листов, невозможность сдать дела в госархив в установленные сроки.	Планово-график формирования нарядов: ежемесячно/ежеквартально, окончательное оформление, январь-февраль следующего года.
Несогласование изменений в номенклатуре с ЭМК госархива.	Номенклатура не имеет юридической силы, описи на ее основе не принимает госархив.	Строго соблюдать процедуру: ЭК суда -> ЭМК госархива -> Приказ председателя.

Номенклатура нарядов в районном суде — это не просто формальный перечень, а правовой инструмент управления документооборотом. Она связывает текущую работу суда с архивным фондом, обеспечивая реализацию права граждан на доступ к судебной информации и сохранность исторической памяти правосудия.

Ключевые принципы успешного ведения номенклатуры:

1. Законность: Строгое соответствие Типовому перечню N 276 и актуальным приказам Судебного департамента.
2. Своевременность: Утверждение до 1 января текущего года.
3. Процедурность: Обязательное согласование с ЭК суда и ЭМК госархива.
4. Единство: Идентичность бумажной и электронной (в АС «Правосудие») версий номенклатуры.
5. Ответственность: Личный контроль председателя суда и судебного управляющего за исполнением инструкции по делопроизводству.

Грамотная работа с номенклатурой нарядов — залог беспроблемной сдачи дел в архив, успешного прохождения проверок прокурором и Росархивом, а также эффективной работы самого суда.

---

Статья подготовлена на основе материалов Приказа Минюста РФ от N 19-01-88-94 (Инструкция по делопроизводству в районном суде), Приказа Минюста РФ от N 276, Федерального закона N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и методических рекомендаций Росархива. Актуально на 2026 год.