Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований всех дел, которые ведутся в суде, а также указание сроков их хранения и порядка передачи в архив․ В районных судах номенклатура является обязательным элементом системы управления документами (СУД) и служит основой для эффективного делопроизводства, обеспечения сохранности информации и соблюдения законодательных требований․

Нормативная база

• Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ)․
• Положение об аппарате суда и положения о структурных подразделениях․
• Штатное расписание суда․
• Перечень документов суда с указанием сроков их хранения․
• Номенклатуры дел за предшествующие годы (используются как ориентир)․

Все перечисленные нормативные акты должны быть учтены при формировании номенклатуры, а также при её последующем обновлении․

Этапы составления номенклатуры дел

1. Сбор исходных данных – изучаются положения о подразделениях, штатное расписание, перечень видов дел, которые рассматриваются в суде (гражданские, уголовные, административные и др․)․
2. Определение групп дел – дела объединяются по предметному признаку (например, «Иски о защите прав потребителей», «Уголовные дела о кражах», «Дела о административных правонарушениях»)․
3. Формулирование наименований – каждое наименование должно быть кратким, но информативным, отражать суть дела и соответствовать принятой терминологии․
4. Установление сроков хранения – согласно пункту 38․14 Инструкции, дела постоянного и временного хранения хранятся в суде три года, после чего передаются в архив․ Для отдельных категорий могут быть установлены иные сроки (например, исполнительные листы – 5 лет)․
5. Согласование и утверждение – готовый проект номенклатуры направляется на рассмотрение руководителю судебного состава и руководителю подразделения суда․ После одобрения номенклатура утверждается приказом руководителя суда․
6. Периодическое обновление – не реже одного раза в год номенклатура пересматривается с учетом изменений в законодательстве, структуре суда и практике рассмотрения дел․

Структура номенклатуры дел районного суда

Типовая номенклатура состоит из следующих колонок:

• № п/п – порядковый номер позиции․
• Наименование дела (наряда, производства) – точное название, отражающее суть спора или правоотношения․
• Код дела (по желанию) – условный обозначитель, облегчающий поиск в электронной системе․
• Срок хранения в суде – указываеться в годах (например, 3 года, 5 лет, постоянно)․
• Примечание – дополнительные указания (например, «дела по исполнительным листам хранятся в отделе исполнительного производства», «дела по уголовным преступлениям средней тяжести – 10 лет»)․

Пример оформления представлен ниже․

Образец номенклатуры дел районного суда

Номенклатура дел Новосибирского районного суда Новосибирской области (утверждена приказом № 12‑К от )

1. 1․ Иски о защите прав потребителей – срок хранения 3 года – примечание: дела рассматриваются в гражданском отделе․
2. 2․ Иски о возмещении вреда, причинённого жизни или здоровью – срок хранения 3 года – примечание: подсудны гражданскому отделу․
3. 3․ Уголовные дела о кражах и грабежах – срок хранения 5 лет – примечание: рассматриваются в уголовном отделе․
4. 4․ Уголовные дела о мошенничестве – срок хранения 5 лет – примечание: подсудны уголовному отделу․
5. 5․ Административные дела о нарушении правил дорожного движения – срок хранения 3 года – примечание: рассматриваются в административном отделе․
6. 6․ Исполнительные листы, возвращенные в суд в связи с невозможностью их доставки адресату – срок хранения 5 лет – примечание: подшиваются в соответствующий наряд вместе с сопроводительным письмом и конвертом․
7. 7․ Дела по банкротству граждан – срок хранения постоянно – примечание: хранятся в отделе банкротства до передачи в архив после ликвидации должника․
8. 8․ Дела о защите чести, достоинства и деловой репутации – срок хранения 3 года – примечание: гражданский отдел․
9. 9․ Дела по оспариванию нормативных правовых актов местного самоуправления – срок хранения постоянно – примечание: рассматриваются в отделе конституционного контроля․
10. 10․ Прочие дела, не вошедшие в указанные категории – срок хранения 3 года – примечание: определяются руководителем подразделения по характеру спора․

В приведённом образце каждая строка соответствует отдельной позиции номенклатуры․ При необходимости можно добавить колонку «Код дела» для удобства работы в электронной системе управления документами․

Утверждение и хранение номенклатуры

• Проект номенклатуры готовится ответственным за делопроизводство (обычно – ведущим специалистом отдела кадров или секретарем судебного участка)․
• После согласования с руководителями структурных подразделений проект направляется на утверждение руководителю судебного состава․
• Утверждённая номенклатура оформляется приказом суда, который регистрируется в журнале приказов и доводится до всех сотрудников под роспись․
• Оригинал приказа и утверждённая номенклатура хранятся в деле суда под номером, соответствующем номенклатуре дел (например, дело № Н‑1/2026)․
• Срок хранения самой номенклатуры – постоянно, так как она является нормативным документом, регулирующим организацию документооборота․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли включать в номенклатуру дела, которые рассматриваются менее одного раза в год?

Да․ Все виды дел, которые могут возникнуть в суде, должны быть отражены, даже если их фактическое количество минимально․ Это обеспечивает готовность к их открытию и правильное хранение․

Можно ли использовать условные коды для дел?

Как часто следует обновлять номенклатуру?

Минимум один раз в год, а также при внесении изменений в структуру суда, введении новых видов дел или изменении сроков хранения по нормативным актам․

Кто отвечает за актуальность номенклатуры?

Ответственность возлагается на руководителя подразделения, в котором ведётся соответствующее дело (например, руководитель гражданского отдела – за гражданские дела)․

Что делать с делами, которые не попали ни под одну из позиций номенклатуры?

Такие дела оформляются как «прочие» с указанием их характера в примечании․ Постоянно возникающие новые виды дел следует включать в номенклатуру при следующем обновлении․

Номенклатура дел районного суда – это не просто формальный перечень, а важный инструмент организации судебного делопроизводства․ Правильно составленная и утверждённая номенклатура обеспечивает:

• Единообразное ведение дел и нарядов;
• Своевременный переход дел в архив по истечении установленных сроков;
• Снижение риска потери или неправильного хранения документов;
• Упрощение взаимодействия с системой управления документами (СУД) и архивом;
• Соответствие требованиям законодательства и внутренних нормативных актов суда․

Соблюдая изложенные выше рекомендации и используя приведённый образец, сотрудники районного суда смогут создать эффективную номенклатуру, которая будет служить надёжной основой для качественного и прозрачного судебного процесса․