Организация и осуществление контроля ведения судебного делопроизводства является обязательным элементом организационно-правовой деятельности в судах общей юрисдикции. Данный процесс служит гарантией правильного формирования, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства, а также упорядочивания информационного обмена в условиях реализации задач открытости и доступности информации о деятельности судов.

Нормативно-правовая основа

Основным нормативно-методическим документом, регламентирующим данную сферу, является Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденная Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36.

Настоящая Инструкция:

• определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации;
• предусматривает учет и ведение документооборота районного суда;
• устанавливает единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов.

Порядок документооборота в суде строго установлен данной Инструкцией и является обязательным для всех работников районного суда.

Организационная структура и субъекты управления

Роль Председателя суда

Председатель суда или его лицо, временно исполняющее его обязанности, в соответствии со статьей 19 Федерального конституционного закона «О судебной системе Российской Федерации» и иными нормативными актами, осуществляет общее руководство организацией судебного делопроизводства.

Общий отдел, ключевой структурный элемент

В основном в районных судах общей юрисдикции функции по обеспечению организации сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства входят в круг полномочий Общего отдела.

Согласно типовой Инструкции по делопроизводству (п. 5.1.1), Общий отдел предназначен для:

• обеспечения организации сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства в районном суде;
• работы в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде.

Управление документооборотом и делопроизводством

В структуре суда может выделяться специализированное структурное подразделение — Управление документооборота и делопроизводства Суда, которое осуществляет установленный порядок работы с документами в суде с использованием Автоматизированной информационной системы Суда (АИС Суда).

Процессы и этапы документооборота

Входящий документооборот и регистрация

Документы, принятые работником приемной суда, подлежат обязательной регистрации в соответствующих подсистемах ГАС «Правосудие» (Государственная автоматизированная система «Правосудие»), а именно:

• ПИ «Документооборот и обращения граждан»;
• ПИ «Судебная корреспонденция»;
• иных автоматизированных системах ведения судебного делопроизводства.

После регистрации формируеться и распечатывается соответствующий реестр, что обеспечивает учет и контроль движения каждого документа с момента поступления.

Внутрисудебный и межведомственный документооборот

Инструкцией предусмотрено, что ведомственный электронный документооборот в электронной форме осуществляется между:

• судами;
• Судебным департаментом;
• органами и учреждениями Судебного департамента по вопросам организационного обеспечения деятельности судов, относящимся непосредственно к компетенции Судебного департамента.

Единая система документационного обеспечения

Функционирование единой системы документационного обеспечения работы Суда основывается на современных технологиях. При организации документооборота используются инновационные программно-технические средства. Данная система предназначена для работы с процессуальными и иными документами, в т.ч. созданными в процессе судопроизводства в Суде.

Основные направления совершенствования документооборота

Анализ практики (в т.ч. опыт работы таких судов, как Хорошевский районный суд г. Москвы) показывает, что основные направления совершенствования организации документооборота включают:

1. Полную цифровизацию процессов: переход на безбумажное делопроизводство за счет расширения функционала ГАС «Правосудие» и АИС Суда.
2. Повышение скорости регистрации: внедрение технологий автоматического распознавания текста (OCR) и интеллектуальной классификации входящей корреспонденции.
3. Обеспечение информационной безопасности: защита персональных данных и сведений, составляющих тайну судебного заседания, при электронном обмене.
4. Контроль за исполнением: автоматизированный контроль сроков рассмотрения дел, движения материалов и исполнения судебных актов.
5. Доступность для участников процесса: развитие сервисов «Мой Арбитр» / ГАС «Правосудие» для граждан для электронного обращения в суд и отслеживания статуса документов.

Организация документооборота районного суда — это сложная, многоуровневая система, основанная на строгой нормативной базе (Инструкция от № 36) и современных информационных технологиях (ГАС «Правосудие», АИС Суда). Ключевую роль в ее обеспечении играет Общий отдел (или Управление документооборота), который гарантирует единство требований к оформлению, учету, хранению и движению документов. Дальнейшее развитие данной сферы неразрывно связано с углублением цифровизации правосудия и повышением качества организационного обеспечения деятельности судов.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной информации (Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 36) и данных о функционировании ГАС «Правосудие» на .