Положение об архиве районного суда, это основной локальный нормативный правовой акт, регламентирующий организацию архивного дела в суде, порядок формирования, учета, хранения, комплектования и использования архивных документов. Данный документ разрабатывается на основе действующего законодательства Российской Федерации в области архивного дела и судебной системы.

Правовое основание разработки Положения

При разработке Положения об архиве районного суда необходимо опираться на иерархию нормативных правовых актов:

• Конституция РФ (ст. 118–120 — судебная система).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон, регулирующий архивную деятельность).
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в части защиты персональных данных и гостайны в архивах).
• Федеральный закон от № 3-ФЗ «О полиции» и ФЗ от № 403-ФЗ «Об обеспечении безопасности участников уголовного судопроизводства» (в части режима секретности).
• Постановление Правительства РФ от № 1360 «Об утверждении Типового перечня управленческой документации, подлежащей обязательному ведению в государственных органах, и типовых сроков ее хранения» (применяется к судам как к государственным органам).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых норм обеспечения государственных архивов архивными помещениями, оборудованием, средствами связи и программно-техническими комплексами».
• Приказ Росархива от № 115 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах» (ключевой методический документ).
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ (актуальные приказы по вопросам архивного дела, делопроизводства и ИТ).
• Указ Президента РФ от № 319 «О защите критической информационной инфраструктуры Российской Федерации» (если архив ведется в электронном виде).

Типовая структура Положения об архиве суда

Согласно методическим рекомендациям Росархива и практике Судебного департамента, Положение должно содержать следующие разделы:

Общие положения

• Цели и задачи архива (обеспечение законных прав граждан и организаций, обеспечение деятельности суда, сохранение Архивного фонда РФ).
• Правовая основа деятельности.
• Статус архива (структурное подразделение суда / лицо, ответственное за архивное дело при отсутствии штатной единицы архивариуса).
• Определение основных терминов (архив суда, архивный фонд, дело, срок хранения, экспертиза документов и т.д.).

Организация архивного дела

• Полномочия председателя суда по организации архивного дела (утверждение Положения, штатного расписания, назначение ответственного лица, обеспечение помещений/техникой).
• Полномочия архивариуса (или ответственного секретаря/помощника судьи): формирование дел, составление описей, подготовка к экспертизе, обеспечение режима хранения, выдача документов.
• Состав и структура архива: текущий архив (дела в работе), архив суда (дело с истекшими сроками хранения в суде), передача в государственный архив.

Формирование и учет архивных документов

• Формирование дел: правила сборки дел по номенклатуре, оформление обложек, завязок, пронумеровка листов.
• Номенклатура дел: утверждение ежегодно председателем суда на основании Типовой номенклатуры управления делами судов (утв. Судебным департаментом).
• Сроки хранения: установление сроков (временные — до 10 лет, длительные — свыше 10 лет, постоянные) согласно Перечню типовых сроков хранения (Постановление Правительства РФ № 1360) и отраслевым перечням для судов.
• Учет: ведение реестров дел (журналов учета), формирование описей (формы № 1, № 2 или электронные аналоги в АИС «Судебный архив» / Мой Арбитр / ГАС «Правосудие»).

Экспертиза документов и определение сроков хранения

• Создание экспертной комиссии по делам архива (состав, председатель — зампредседателя или председатель).
• Порядок проведения экспертизы (раз в год, обычно в I квартале за прошедший год).
• Результаты экспертизы: акты отбора (уничтожения/продления хранения/передачи в госархив).
• Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения (акт уничтожения, комиссия, шредер/сжигание, списание в учетных журналах).

Хранение и обеспечение сохранности

• Помещения: требования к архивным помещениям (пожаробезопасность, температурно-влажный режим: 18±2°С, 50±5% влажность, защита от несанкционированного доступа, металлические стеллажи).
• Режим доступа: учет ключей, журнал посещений архива, правила работы с документами в читальне (если предусмотрено).
• Электронный архив: требования к электронным архивам (Приказ Минцифры/Росархива), электронные подписи, форматы (PDF/A, XML), резервное копирование, защита от несанкционированного доступа (СЗИ).
• Инвентаризация архивных фондов (раз в 3–5 лет или при смене архивариуса).

Использование архивных документов

• Внутреннее использование: выдача судейским коллегиям, помощникам, секретарям судебных заседаний (под роспись в журнале выдачи / через АИС).
• Внешнее использование (граждане, адвокаты, органы госвласти): порядок выдачи копий, выписок, справок (ФЗ «Об архивном деле» ст. 22, 23; ГПК РФ, АПК РФ, КАС РФ).
• Сроки предоставления (обычно 3–7 рабочих дней).
• Обеспечение конфиденциальности (персональные данные, гостайна, тайна следствия/судебного заседания).
• Платные услуги (копирование, заверение), в соответствии с Постановлением Правительства РФ о госпошлинах и тарифах суда.

Передача дел в государственный архив

• Сроки передачи (документы со сроком хранения «постоянно» и «длительно» свыше установленного срока хранения в суде, обычно 10–20 лет после завершения дела).
• Подготовка к передаче: сверка описей, оформление акта приема-передачи (форма № 3), упаковка в архивные коробки.
• Взаимодействие с архивом субъекта РФ (городским/районным архивом).

Архивное дело в условиях внедрения информационных технологий

• Ведение делопроизводства в АИС (ГАС «Правосудие», АСУСД, Мой Арбитр).
• Формирование электронных архивных фондов (ЭАФ).
• Обеспечение правовой значимости электронных документов (ЭП, реестры).
• Гибридное хранение (бумажные оригиналы + электронные копии).

Контроль за состоянием архивного дела

• Внутренний контроль (председателем суда, зампредседателя).
• Внешний контроль (Росархив, архивы субъектов РФ, Судебный департамент).
• Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле (дисциплинарная, административная по ст. 13.19–13.20 КоАП РФ, уголовная по ст. 283 УК РФ).

Заключительные положения

• Порядок вступления в силу, внесения изменений.
• Приложения: Номенклатура дел, Перечень типовых сроков хранения, Формы журналов/описей/актов, Схема размещения архивных помещений.

Ключевые особенности архива именно районного (городского) суда

1. Объем фондов: Районские суды формируют наибольший объем дел в судебной системе (гражданские, административные, уголовные дела общей юрисдикции, материалы административных правонарушений). Это требует эффективной системы стеллажирования и регулярной экспертизы для своевременного уничтожения дел с малыми сроками хранения (например, материалы админ. правонарушений — 3–5 лет).
2. Материалы административных правонарушений (КоАП РФ): Огромный массив дел со сроками хранения 3–5 лет. Главная задача — не допустить завала архива, проводить экспертизу и уничтожение строго в срок.
3. Уголовные дела: Длительные сроки хранения (до 75 лет для особо тяжких преступлений). Требуют особого режима хранения и учета.
4. Гражданские дела: Разнообразие категорий (семейные, жилищные, трудовые, наследственные) с разными сроками хранения (10, 50, 75 лет). Критически важна правильная квалификация дела при регистрации для назначения верного срока хранения.
5. Персональные данные: Практически все судебные дела содержат ПДн. Архив должен соответствовать требованиям 152-ФЗ и приказам ФСТЭК/ФСБ при обработке ПДн на бумажных и электронных носителях.
6. Кадровый вопрос: В малых районных судах часто нет штатной единицы «архивариус». Функции выполняет помощник судьи или секретарь судебного заседания «по совместительству». В Положении обязательно нужно закрепить ответственного лица и его должностную инструкцию с архивными функциями.

Порядок утверждения и актуализации Положения

1. Разработка: Проект готовит архивариус / ответственный за архивное дело / юрист аппарата суда.
2. Согласование: С зампредседателя суда, управляющим делами суда, профсоюзным органом (если затрагивает права сотрудников).
3. Утверждение: Приказом председателя суда.
4. Регистрация: В журнале учетных приказов суда.
5. Ознакомление: Под роспись всех сотрудников, работающих с архивом (судьи, помощники, секретари, клерки).
6. Актуализация: Не реже одного раза в год (при изменении законодательства, номенклатуры дел, структуры суда, переходе на новые АИС).

Типовые ошибки при составлении Положения (чек-лист для проверки)

• ❌ Отсутствие ссылки на актуальный Постановление Правительства РФ № 1360 (вместо устаревшего Постановления № 558 или Приказа Минкультуры № 526).
• ❌ Копирование номенклатуры дел арбитражных судов или судов общей юрисдикции другого уровня без адаптации под специфику районного суда.
• ❌ Незакрепление за архивариусом права вето на уничтожение дел без экспертизы.
• ❌ Отсутствие регламента работы с электронными делами (как формируется ЭАФ, где хранятся хеш-суммы, как выдаются копии с ЭП).
• ❌ Неуказание конкретных температурно-влажных параметров и требований к пожарной безопасности архивного помещения.
• ❌ Отсутствие процедуры действий при ЧС/Пожарах/Затоплении (план эвакуации архивных фондов).
• ❌ Несоблюдение процедуры доступа к делам с гостайной/персональными данными (выдача без проверки полномочий запрашивающего).

Грамотно составленное Положение об архиве районного суда — это не просто формальность для прохождения проверки Росархива или Судебного департамента. Это рабочий инструмент, который:

• Защищает суд от претензий за утрату дел (ст. 283 УК РФ, ст. 13.19 КоАП РФ).
• Обеспечивает своевременное освобождение площадей архива от дел с истекшими сроками.
• Гарантирует права граждан на доступ к судебной информации.
• Формирует единый стандарт работы с документами при смене кадров.

Рекомендация: Используйте типовую форму Положения, рекомендованную Судебным департаментом при Верховном Суде РФ (обычно распространяется через методические письма или размещается на интранет-портале судебного департамента), адаптировав её под конкретные условия вашего суда (площадь помещений, наличие АИС, штатное расписание).

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, актуального на 2026 год (ФЗ-125, Пост. Правительства № 1360, Приказы Росархива № 115, № 236, акты Судебного департамента). Перед утверждением Положения обязательно сверьтесь с последними методическими рекомендациями Судебного департамента и архивом субъекта РФ.