Делопроизводство в областных судах (краевых судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов), это строго регламентированная система организации работы с документами, обеспечивающая законность, своевременность и сохранность судебных актов и материалов дел. Настоящая статья подробно разбирает нормативные основы, организационную структуру и основные этапы документооборота в судах данного звена на актуальной на 29 августа 2026 года нормативной базе.

Нормативно-правовая основа

Ключевым документом, регулирующим данную сферу, является Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов.

История и актуальные редакции:

• Базовый документ: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15 декабря 2004 г. № 161 (утвердил Инструкцию).
• Изменения от 28 октября 2019 г.: Внесли существенные коррективы в порядок работы с электронными документами и номенклатуру дел.
• Изменения от 24 декабря 2021 г. (Приказ № 248): Уточнили задачи и функции отделов делопроизводства, отделов обеспечения судопроизводства по гражданским и уголовным делам, а также обеспечения деятельности президиума суда.
• Последняя редакция (Приказ от № 273): Вступил в силу в 2025 году, актуализировал требования к электронному документообороту, срокам хранения и взаимодействию с Единой автоматизированной информационной системой судебных органов (ЕАИС ПС).

Важно: Инструкция разработана на основании Государственной системы документированного обеспечения управления (ГСДУ) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Номенклатура дел. Общие требования к составлению и оформлению».

Организационная структура делопроизводства

Согласно п. 2.2–2.3 Инструкции (ред. Приказа № 248), ответственность за состояние делопроизводства и его функциональное обеспечение распределяется следующим образом:

Роль председателей судебных коллегий

Председатели судебных коллегий несут персональную ответственность за состояние делопроизводства в своих коллегиях. Они контролируют соблюдение сроков рассмотрения дел, правильность оформления процессуальных документов и передачу дел в архив.

Структурные подразделения аппарата суда

Прямую организацию делопроизводства осуществляют специализированные отделы, положение о которых утверждается в соответствии с Инструкцией:

1. Отдел делопроизводства (Канцелярия): Центральный узел управления документооборотом. Обеспечивает регистрацию, учет, движение, хранение и архивирование всех поступающих и исходящих документов, судебных дел.
2. Отдел обеспечения судопроизводства по гражданским делам: Специализируется на документообороте гражданского, административного и арбитражного (в части передачи в надзор) процесса.
3. Отдел обеспечения судопроизводства по уголовным делам: Курирует документооборот уголовного процесса, включая работу с материалами досудебного расследования, протоколами заседаний, приговорами.
4. Отдел обеспечения деятельности президиума суда: Обеспечивает подготовку материалов для заседаний президиума, учет и исполнение актов президиума.

Основные процессы делопроизводства

Прием и регистрация документов

Все входящие документы (иски, жалобы, апелляционные/кассационные апелляции, ходатайства, документы от вышестоящих судов) подлежат обязательной регистрации в день поступления в ЕАИС ПС / журнале учета (для бумажного потока).

• Присваивается регистрационный номер (уникальный идентификатор дела).
• Фиксируется дата поступления, категория дела, фамилия судьи/коллегии, к которым направлено дело.
• Сканирование бумажных оригиналов для формирования электронного судебного дела (при наличии технической возможности).

Движение судебных дел и документов

Порядок движения регламентирован Инструкцией и внутренними распоряжениями председателя суда:

• Внутренний документооборот: Передача дела от канцелярии к судье/помощнику судьи, между коллегиями (апелляция → кассация → президиум).
• Внешний документооборот: Направление копий решений сторонам, возврат дел в нижестоящие суды, направление в Верховный Суд РФ (в порядке надзора).
• Электронный обмен: Осуществляется через ЕАИС ПС, СМЭВ, портал «Госуслуги. Суд», систему «Мой Арбитр» (для отдельных категорий).

Оформление процессуальных документов

Инструкция устанавливает унифицированные требования к оформлению:

• Судебных актов (определений, постановлений, приговоров).
• Протоколов судебных заседаний (в т.ч. с использованием звукозаписывающего оборудования).
• Процессуальных документов, составляемых судебным аппаратом (уведомления, повестки, запросы).

Требования касаются реквизитов документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016), шрифтов, полей, нумерации страниц, порядка скрепления и нумерации томов дела.

Заверение копий судебных актов

Согласно Приказу Судебного департамента от № 36 (применяемый по аналогии и в областных судах) и Инструкции № 161, копии судебных актов, выдаваемые сторонам или направляемые в вышестоящие инстанции, подлежат надлежащему заверению:

• Подписью судьи (председателя коллегии) и судебного секретаря/помощника судьи.
• Скругленной печатью суда.
• Указанием даты выдачи копии.

Хранение и архивирование

Текущее хранение

В период рассмотрения дела материалы хранятся в канцелярии (отделе делопроизводства) или в кабинете судьи/помощника судьи (при наличии условий безопасности и учета). Запрещается хранить дела в личных вещах судей или передавать их сторонам на хранение.

Передача на архивное хранение

После вступления решения в законную силу (или истечения сроков на обжалование) дело формируется в архивный том:

1. Составление описи к делу (инвентаризационного листа).
2. Сшивка, прошивка, скрепление печатью суда.
3. Присвоение шифра дела по номенклатуре дел суда.
4. Передача в архив суда (или в государственный архив по истечении сроков хранения в суде) по акту приема-передачи.

Сроки хранения определяются Номенклатурой дел суда, утверждаемой Президиумом Верховного Суда РФ (основана на типовых номенклатурах Росархива).

Особенности электронного делопроизводства (актуально на 2026 год)

Последние изменения (Приказ № 273 от ) закрепили приоритет электронной формы:

• Электронное судебное дело (ЭСД) является основным носителем информации. Бумажные оригиналы хранятся как резерв или по требованию закона (материальные доказательства, оригиналы нотариальных документов).
• Применяется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) судей, секретарей, помощников для подписания актов и служебных записок.
• Автоматизированное формирование номенклатуры дел и перенос в архив через ЕАИС ПС без бумажного носителя (для дел, полностью прошедших в электронном виде).
• Обеспечение информационной безопасности (защита персональных данных, гостайны, судебной тайны) в соответствии с 152-ФЗ и ФЗ-149.

Контроль за состоянием делопроизводства

Контроль осуществляется на нескольких уровнях:

• Внутрисудебный: Председатель суда, его заместители, председатели коллегий (ежеквартально/ежегодно).
• Внешний (надзор): Судебный департамент при Верховном Суде РФ (плановые и внеплановые проверки), Прокуратура (в рамках надзора за исполнением законов).
• Публичный: Советы судей субъектов РФ могут проводить аудит делопроизводства (как указано в примере Ростовской области для мировых судей, практика распространяется и на областные суды).

Критерии оценки: своевременность регистрации, отсутствие просроченных дел, качество оформления актов, полнота электронных дел, состояние архива.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка делопроизводства (утрата дел, несвоевременная регистрация, недопущение к рассмотрению, нарушение сроков хранения, несанкционированный доступ к информации) влечет:

• Дисциплинарную ответственность судебных чиновников и сотрудников аппарата (ст. 10 ФЗ «О статусе судей», Трудовой кодекс РФ).
• Административную ответственность (КоАП РФ, ст. 13.20 — нарушение порядка ведения архивов).
• Уголовную ответственность (УК РФ, ст. 293 — халатность, ст. 285 — злоупотребление служебным положением) в случае тяжких последствий.

Порядок делопроизводства в областном суде — это сложная, многоуровневая система, базирующаяся на Инструкции № 161 (в ред. Приказов № 248, № 273) и стандартах ГСДУ. Ключевыми трендами 2024–2026 гг. являются полная цифровизация документооборота (ЭСД, УКЭП), централизация управления через ЕАИС ПС и усиление требований к информационной безопасности. Строгое соблюдение регламентов регистрации, движения, оформления и архивирования документов является гарантией реализации права на правосудие в разумные сроки и сохранности судебных прецедентов для правоприменительной практики.

Статья подготовлена на основе нормативных актов Судебного департамента при Верховном Суде РФ (Приказы № 161, № 36, № 248, № 273), ГОСТ Р 7.0.8-2013, актуальных на .