Архив районного суда — это структурное подразделение (или функциональная зона), обеспечивающее сохранность, учет и оперативное предоставление судебных дел и управленческой документации․ Качественно организованная работа архива является залогом законности, прозрачности судебной деятельности и исполнения конституционных прав граждан на доступ к информации․ Ниже представлен подробный обзор нормативной базы, организационной структуры и технологических процессов работы архива районного суда в актуальной редакции на 2026 год․

Нормативно-правовая основа

Деятельность архива районного суда строится на иерархии нормативных правовых актов․ Незнание или несоблюдение этих документов влечет за собой дисциплинарную, административную и в отдельных случаях уголовную ответственность․

Федеральный уровень

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», базовый закон, регулирующий отношения в области архивного дела, права и обязанности владельцев архивных фондов․
• Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», основной регламент процессов: от приемки дел до их уничтожения или передачи в госархив․
• ГОСТ Р 7․0․8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Делопроизводство и архивное дело․ Основные понятия и термины» — актуальный национальный стандарт терминологии․

Ведомственный уровень (Судебный департамент при ВС РФ)

• Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (утв․ Приказом Судебного департамента при ВС РФ от № 36) — устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда․ Главы 5 и 14 посвящены подготовке дел к архиву и порядку их выдачи․
• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 169 (Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования) — детализирует процедуру экспертизы ценности документов и работы экспертной комиссии․
• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 238, актуализирует порядок выдачи судебных дел и документов из архива суда с учетом электронного документооборота․
• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 137 — регулирует вопросы отбора, хранения и использования документов (действует в части, не противоречащей актуальным актам)․

Локальные нормативные акты суда

• Положение об архиве суда, утверждается приказом председателя суда․ Определяет структуру, задачи, функции, права и ответственность архива․
• План работы архива на год — утверждается ежегодно (например, План на 2026 год), включает мероприятия по комплектованию фонда, проверке сохранности, цифровизации, уничтожению и передаче в госархив․
• Приказ о назначении ответственного за ведение архива, лицо, несущее персональную ответственность за состояние архива, сохранность, учет и соблюдение порядка уничтожения․

Организационная структура и должностные обязанности

Ответственный за ведение архива (Архивариус / Ответственный секретарь)

Назначается приказом председателя суда․ В своей работе руководствуется ФЗ-125, Приказом Минкультуры № 526, Инструкцией по судебному делопроизводству и Положением об архиве данного суда․

Ключевые обязанности (согласно ч․ 4․4 типичных должностных инструкций и ч․ 3․2 Положений об архивах):

1. Планирование и контроль: разработка годового плана работы архива, контроль за своевременной передачей дел в архив судебными участками и канцелярией․
2. Комплектование фонда: приемка дел от структурных подразделений, проверка полноты комплектов, правильности оформления и нумерации․
3. Учет и опись: ведение описей дел (формы № 1, № 2 или электронные аналоги в АИС «Правосудие» / Мой Арбитр / ГАС «Правосудие»), формирование научно-справочного аппарата (путеводителей, каталогов, карточек)․
4. Обеспечение сохранности: контроль за соблюдением режима температуры, влажности, освещения, пожарной безопасности, антитеррористической защищенности помещений архива․
5. Организация использования: выдача дел судьям, работникам суда, гражданам и организациям по мотивированным заявлениям/ходатайствам с соблюдением процедуры учета выдачи․
6. Экспертиза ценности и ротация: подготовка материалов для экспертной комиссии суда, организация уничтожения дел с истекшим сроком хранения и передачи дел постоянного хранения в государственные архивы․
7. Создание НСА (Научно-справочного аппарата): поддержание его на уровне, обеспечивающем преемственность с госархивами субъекта РФ․

Экспертная комиссия суда

Создается приказом председателя суда для проведения экспертизы ценности документов․ Состав утверждается председателем․ Комиссия решает вопросы о сроках хранения (временное / постоянное), о необходимости сохранения отдельных документов внутри дел с истекшим сроком․

Жизненный цикл документа в архиве суда: основные этапы

Классификация и систематизация (Глава 5 Инструкции № 36)

Документы, образующиеся в деятельности суда, делятся на две основные группы:

• Судебные дела (материалы, производства, наряды, журналы учета): гражданские, административные, уголовные, дела по делам общественной значимости, материалы производств по заявлениям о фактах, имеющих юридическое значение, исполнительные производства․
• Управленческая (административная) документация: приказы председателя, штатные расписания, годовые планы работы, отчеты, служебная переписка, кадровые документы (личные дела, табели), финансово-хозяйственная документация․

Важно: Систематизация производится по структуре управления (подразделениям) и видам дел с использованием номенклатуры дел суда, утверждаемой ежегодно․

Подготовка и оформление дел к передаче в архив (Сборка дел)

Производится судебными участками / канцелярией после вступления решений в законную силу и истечения сроков апелляции/кассации (или после исполнения решения)․

Этапы сборки (согласно п․ 5․2 Инструкции № 36):

1. Проверка полноты: наличие всех процессуальных документов, доказательств, протоколов, определений, постановлений․
2. Хронологическое упорядочивание: документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (от ранних к поздним)․
3. Нумерация листов: сквозная нумерация всех листов дела (ручная или печатная)․
4. Составление обложки дела: заполнение реквизитов по форме (номер дела, категория, состав суда, стороны, предмет иска/обвинения, дата поступления, дата разрешения, результат, срок хранения)․
5. Сшивка и опечатка: дело сшивается, на сшивку наклеивается опечатка с подписью составившего дело и печатью суда (или ЭП при электронном формировании)․
6. Формирование описи передачи: в 2-х экземплярах (один остается в архиве, второй, у передававшего подразделения с отметкой о приемке)․

Приемка дел в архив и учет

• Проверка соответствия дел описи, целости сшивки, правильности обложек․
• Присвоение деловым единицам хранения архивных кодов (фонд, опись, дело, единица хранения)․
• Внесение данных в учетные журналы (Журнал регистрации дел, передаваемых в архив) и в АИС (Автоматизированную информационную систему) суда․
• Размещение на стеллажах по систематическому или хронологическому принципу с закреплением адреса хранения (стеллаж, полка, ячейка) в описи и АИС․

Хранение и обеспечение сохранности

Условия хранения (согласно Приказу Минкультуры № 526 и санитарным нормам)

• Температура: 18±2 °C (допускается 16–22 °C)․
• Влажность: 50±5% (допускается 45–60%)․
• Освещение: естественное (защита от прямых солнечных лучей) + искусственное (люминесцентные лампы с УФ-фильтрами или LED), норма освещенности не менее 150 лкс на уровне полок․
• Пожарная безопасность: системы пожаротушения (порошковые, газовые — без воды), датчики дыма, огнеупорные двери, эвакуационные планы․
• Защита от НСД: герметичность окон, противопожарные клапаны на вентиляции․

Сроки хранения (Экспертиза ценности)

Устанавливаются экспертной комиссией суда на основании типовых номенклатур сроков хранения (утв․ Росархивом/Судебным департаментом)․

Примечание: Сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела / документа․

Организация использования документов (Выдача из архива)

Регламентируется п․ 14 Инструкции № 36 и Приказом Судебного департамента № 238․

Основания для выдачи

• Судьям и работникам суда: по служебной записке / электронному запросу в АИС для рассмотрения новых дел, исполнения, надзора;
• Сторонам процесса и третьим лицам: по мотивированному ходатайству / заявлению (ст․ 15 ГПК РФ, ст․ 46 АПК РФ, ст․ 389 УПК РФ) — копии документов или возможность ознакомления с делом в читальне․
• Иным лицам/органам: по официальным запросам (прокуртура, следственные органы, нотариусы, госархивы) в установленном законом порядке․

Процедура выдачи (Учет)

1. Проверка основания и полномочий запрашивающего․
2. Поиск дела в АИС / описях, определение адреса хранения․
3. Выдача дела/копии под роспись в Журнале учета выдачи судебных дел и документов из архива (колонки: дата, номер дела, кому выдано, основание, подпись получившего, дата возврата, подпись архивариуса)․
4. При выдаче копий — заверение копий (подпись председателя/заместителя, печать суда, дата) или ЭП (электронной подписью) для электронных документов․
5. Фиксация факта выдачи копий электронных документов в журнале выдачи электронных документов․

Особенности электронного доступа

• Судьи и уполномоченные работники имеют удаленный доступ к электронным копиям дел в АИС «ГАС Правосудие» / «Мой Арбитр» в соответствии с матрицей доступа (ролевой моделью)․
• Электронные архивные справки (выписки) заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) председателя суда или уполномоченного лица․
• Бумажные оригиналы, отсканированные в электронный архив, изъяты из обращения (не выдаются) за исключением случаев, требующих проверки подлинности (судебная экспертиза)․

Ротация документов: Уничтожение и передача в государственные архивы

Ключевой процесс обеспечения «ротации» фонда — ежегодная экспертиза ценности․

Ежегодная экспертиза ценности документов

1. Формирование списков дел с истекшим сроком хранения (на 1 января текущего года)․
2. Рассмотрение списков экспертной комиссией суда․
3. Составление Акта экспертизы ценности документов (форма по Приказу Минкультуры № 526) в 3-х экземплярах․
4. Утверждение Акта председателем суда (Приказом)․

Уничтожение документов временного хранения

• Производится после утверждения Акта и Приказа об уничтожении․
• Создается Комиссия по уничтожению (не менее 3 человек, в т․ч․ архивариус)․
• Способ: шредер (перемалывание) до невозможности восстановления или сжигание (для секретных/конфиденциальных)․
• Составляется Акт об уничтожении с перечнем уничтоженных дел (номера, названия, сроки, объем в п․л․/Гб)․
• Один экземпляр Акта хранится в архиве суда постоянно․

Передача документов постоянного хранения в государственный архив

• Подготовка передаточного описи (формы № 1, № 2) в 2-х экземплярах․
• Сверка дел с описью, проверка состояния (ремонт при необходимости)․
• Оформление Акта приема-передачи архивных документов между судом и госархивом субъекта РФ․
• Передача физических носителей (или электронных копий на носителях/по каналам связи) с извещением Судебного департамента․
• В описях суда ставится отметка «Передано в ГА [Название] г․ [Город] Актом № [Н] от [Дата]»․

Планирование и отчетность

План работы архива на год (Пример структуры на 2026 год)

1. Организационно-методическая работа: обновление Положения об архиве, номенклатуры дел, инструкций по защите информации․
2. Комплектование фонда: приемка дел за 2024–2025 гг․ (квартальные сроки), приемка управленческой документации․
3. Научно-справочная работа: ведение электронных описей, формирование тематических указателей (по категориям споров, статьям кодексов), внесение данных в АИС․
4. Обеспечение сохранности: ежеквартальные инспекции помещений, проверка ППР приборов, учет ключей/доступов․
5. Использование: анализ запросов, оптимизация сроков выдачи, переход на безбумажное взаимодействие с судебными участками․
6. Ротация фонда: проведение экспертизы ценности (I квартал), уничтожение (II квартал), передача в госархив (III–IV квартал)․
7. Цифровизация: сканирование дел постоянного хранения перед передачей в госархив (по требованию госархива), верификация электронных копий․
8. Обучение и повышение квалификации: прохождение архивариусом курсов (не реже 1 раза в 5 лет)․

Отчетность

• Ежегодный отчет о работе архива (председателю суда до 15 января)․
• Статистическая отчетность в Судебный департамент (форма № 1-арх или через АИС)․
• Отчет о выполнении Плана работы архива․

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

• Нарушение сроков передачи в архив: дела «висят» в участках годами (риск утери, порчи, несвоевременного исполнения)․
• Некачественная сборка дел: отсутствие листов, неправильная хронология, незаполненные обложки — невозможность использования․
• Отсутствие/неактуальность номенклатуры дел: хаос в сроках хранения, риск преждевременного уничтожения ценных документов․
• Нарушение условий хранения: сырость, плесень, пожарная опасность, свободный доступ посторонних․
• Несвоевременная экспертиза ценности: переполнение архива, хранение «мусора» за счет бюджета, риск утери документов постоянного хранения․
• Нарушение процедуры выдачи: выдача без росписи, утрата дел при передаче «под роспись в журнал участка» без контроля возврата․
• Игнорирование ЭДО: отсутствие привязки электронных копий к карточкам дел в АИС, дублирование бумажного и электронного учета без синхронизации․

Порядок работы архива районного суда — это не просто «складывание папок на полки», а сложный правово-технологический процесс, обеспечивающий правовую силу судебных актов и информационную безопасность государства․ Ключевыми факторами успеха являются:

• Строгое соблюдение ведомственной Инструкции № 36 и Приказа Минкультуры № 526․
• Непрерывное ведение учета в АИС «ГАС Правосудие» с минимальным бумажным дублированием․
• Дисциплинированная работа экспертной комиссии и своевременная ротация фонда․
• Высокая квалификация архивариуса и его правовая грамотность․

Только системный подход к организации архивного дела позволяет районному суду эффективно выполнять свою конституционную миссию — справедливое и своевременное разрешение споров․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-125, Приказ Минкультуры № 526, Инструкция № 36 Судебного департамента при ВС РФ, Приказы Судебного департамента № 169, № 238, № 137) и типичных локальных актов судов общей юрисдикции․ Статус нормативных актов актуален на ․