Архив районного суда, это не просто место хранения бумаг, а структурное подразделение (или функциональная зона), обеспечивающее сохранность, учет и своевременное предоставление судебных дел и документов для рассмотрения дел, исполнения решений и удовлетворения информационных запросов. Работа архива строго регламентируется федеральным законодательством, ведомственными актами Судебного департамента при Верховном Суде РФ и локальными нормативными актами самого суда.

Нормативно-правовая база деятельности архива

Деятельность работников архива районного суда строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы архивного дела, сроки хранения, порядок формирования и использования архивных фондов.
• Федеральный закон от № 172-ФЗ «Об архивных фондах в Российской Федерации и доступе к ним» — регулирует вопросы доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, и иную охраняемую законом тайну.
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21 декабря 2012 г. № 238 «Об утверждении Положения об аппарате федерального суда общей юрисдикции» — ключевой ведомственный документ. Согласно п. 2.9 и 2.10 Приказа:
  • Назначение и освобождение от должности работников аппарата суда (в т.ч. архива) осуществляется приказом председателя суда.
  • Должностные обязанности, права, квалификационные требования и ответственность определяются должностными регламентами (инструкциями), утверждаемыми председателем суда.
• Инструкция по делопроизводству в судах общей юрисдикции (утвержденная Судебным департаментом) — регламентирует подготовку судебных дел для сдачи в архив, сроки сдачи, порядок формирования дел и инвентаризации.
• Локальные акты суда: Положение об архиве суда, должностные инструкции архивариуса/главного специалиста архива, график работы архива.

Организационная структура и штатные единицы

В структуре аппарата районного суда архив может оформляться как:

• Отдельное структурное подразделение (сектор, группа архива) при наличии большого объема документооборота.
• Функциональная обязанность специалиста (архивариуса) в составе общего отдела (канцелярии), частый вариант для малых и средних районных судов.

Типовые штатные наименования должностей (согласно типовым штатным расписаниям и квалификационным справочникам):

• Архивариус (категория специалистов).
• Главный специалист общего отдела (по архивному делу) — если архив входит в состав общего отдела.
• Старший архивариус / Начальник сектора архива — в крупных судах.

Квалификационные требования (образование, стаж) устанавливаются в соответствии с Профессиональным стандартом «Специалист по архивному делу и делопроизводству» (утв. Приказом Минтруда России от № 205н) и типовыми должностными регламентами.

Основные должностные обязанности работников архива

Согласно типовым должностным инструкциям (образцам для местных судов общей юрисдикции) и данным открытых источников (в т.ч. «Архивное дело в суде», «Юрист Мен»), обязанности можно сгруппировать по ключевым направлениям:

Прием, регистрация и учет документов

• Прием судебных дел и документов от судей, судебных составов, секретарей судебных заседаний, администратора суда и других подразделений после истечения сроков хранения в текущем делопроизводстве.
• Проверка комплексности дел, правильности их формирования (сводка, хронология, нумерация листов, наличие обложек, инвентарей).
• Государственная регистрация дел (присвоение индексов фонда, описи, дела) и внесение данных в учетные документы (опси, реестры сдачи дел в архив, карточки учета выдачи).
• Ведение электронных баз данных архива (АИС «Архив», модули ГАС «Правосудие» / «Мой Арбитр» для арбитражных судов, региональные системы).

Обеспечение сохранности и условия хранения

• Организация хранения дел в архивных помещениях в соответствии с требованиями СанПиН и ГОСТ (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность).
• Контроль за состоянием стеллажного оборудования, упаковочных материалов (коробки, пакеты, папоротники).
• Профилактика биологических повреждений (грызуны, насекомые, плесень) — взаимодействие с СЭС/дезинфекционными службами.
• Обеспечение режима доступа к архивным помещениям (ключи, сигнализация, журнал учета посещений).

Научно-справочная работа и предоставление документов

• Поиск и выдача судебных дел судьям, секретарям судебных заседаний, прокурорам, следователям, сторонам процесса (по мотивированным ходатайствам/определениям) и иным уполномоченным лицам.
• Оформление выдачи дел: заполнение выписок, учетных карточек, получение росписей в реестрах/опсях.
• Контроль сроков нахождения дел у получателей и своевременное возвращение в архив.
• Выдача копий, выписок, справок из архивных документов (в пределах доступа, установленного 172-ФЗ и процессуальными кодексами).
• Составление справок, отзывов, информационных писем по запросам вышестоящих судов, Судебного департамента, органов прокуратуры.

Инвентаризация и экспертиза документов

• Проведение ежегодной инвентаризации сохранности дел (выборочной или полной) по актам председателя суда.
• Участие в работе экспертной комиссии по отбору документов (определение сроков хранения: временные / постоянные, подлежащие уничтожению).
• Формирование актов об отборе к уничтожению и акту уничтожения документов с истекшими сроками хранения (с обязательным составлением описей уничтожаемых дел).

Методологическая и организационная работа

• Консультирование сотрудников аппарата и судей по вопросам формирования дел, сроков хранения, порядка сдачи в архив.
• Разработка и актуализация локальных актов: Положения об архиве, графиков сдачи дел, инструкций по делопроизводству.
• Подготовка отчетности о состоянии архивного фонда (статистические формы, отчеты для Судебного департамента).
• Повышение квалификации (обучение по архивному делу не реже 1 раза в 3-5 лет).

Права работника архива

Согласно типовым должностным инструкциям (п. III типовых образцов), архивариус имеет право:

1. Выдвигать в адрес руководства суда (председателя, администратора) предложения по улучшению работы архива, закупке оборудования, ПО, ремонту помещений.
2. Принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных обязанностей (например, отказ в приеме некомплектного дела, определение порядка поиска).
3. Требовать от структурных подразделений суда и судей предоставления документов и сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей.
4. Знать тексты нормативных правовых актов, регламентирующих его деятельность.
5. На профессиональное обучение и повышение квалификации за счет средств бюджета судебной системы.

Ответственность

Работник архива несет ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (если является госслужащим) или ТК РФ (работник по трудовому договору), а также Уголовным кодексом РФ и КоАП РФ:

• Дисциплинарная: за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (прогул, нарушение трудовой дисциплины, грубое нарушение инструкций по делопроизводству, утеря дел).
• Материальная: за умышленный причинение имущественного ущерба суду (уничтожение, порча дел, кража) — в полной величине (ст. 243 ТК РФ).
• Административная: за нарушение законодательства об архивном деле (ст; 19.7 КоАП РФ, уничтожение, повреждение или незаконная вывоз архивных документов).
• Уголовная: за уничтожение, повреждение или скрытие документов, совершенное из корыстных или иных личных мотивов (ст. 293 УК РФ — халатность, ст. 285 УК РФ — злоупотребление служебным положением, ст. 303 УК РФ — подделка доказательств, если речь о судебных делах).

Особенности режима труда и этикета

Согласно «Правилам поведения работников аппарата суда» (утвержденным в судах, например, в Республике Татарстан и др.), работник архива обязан:

• Исполнять поручения руководителей (председателя суда, администратора, начальника отдела) в пределах их полномочий.
• Соблюдать установленный законом порядок действий в случае получения неправомерного поручения (письменно уведомить руководителя, отказаться в исполнении с указанием оснований).
• Ответственно и корректно подходить к решению вопроса о правомерности решений руководителя.
• Соблюдать конфиденциальность информации, стающей известной в связи с исполнением служебных обязанностей (судебная тайна, персональные данные, коммерческая тайна и т.д.).
• Соблюдать деловой дресс-код и правила делового общения с посетителями, сторонами процесса и коллегами.

Современные вызовы и цифровизация

На 2026 год ключевыми трендами в работе судебных архивов являются:

• Переход на электронное делопроизводство (ЭДО): формирование электронных судебных дел, сдача в архив электронных копий (ЭД) с усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП). Архивариус должен владеть навыками работы с АИС «Правосудие», модулями электронного архива, проверкой ЭП.
• Гибридное хранение: параллельное ведение бумажного и электронного фондов, обеспечение их идентичности.
• Автоматизация выдачи: использование терминалов самообслуживания, порталов ГАС «Правосудие» для удаленного предоставления копий сторонним лицам.
• Цифровая инвентаризация: применение RFID-меток и штрихкодирования для быстрого поиска и инвентаризации бумажных дел.

Работник архива районного суда — это специалист высокого профиля, сочетающий знания архивоведения, судебного делопроизводства, процессуального права (ГПК, АПК, УПК, КАС РФ) и современных информационных технологий. От качества его работы напрямую зависит: возможность пересмотра судебных решений (апелляция, кассация, надзор), исполнение вступивших в силу решений, защита прав участников процесса на доступ к информации, а также сохранность исторической памяти судебной системы. Грамотная организация архива, четкое соблюдение регламентов и ответственное отношение архивариуса к долгу — залог бесперебойной работы всего суда.

Статья подготовлена на основе актуального на г. законодательства (125-ФЗ, 172-ФЗ, Приказ СД при ВС РФ № 238, Типовые должностные регламенты, Профстандарт) и открытых интернет-источников по архивному делу в судах.