Регламент канцелярии районного суда – это совокупность нормативных актов‚ инструкций и должностных инструкций‚ которые определяют порядок организации работы канцелярии‚ распределения обязанностей между её сотрудниками‚ а также правила ведения судебного делопроизводства и статистики. Данный документ является обязательным для всех работников аппарата суда и обеспечивает сохранность служебных документов‚ их своевременное оформление и недоступность посторонним лицам.
Правовая основа регламента
Основные нормативные акты‚ регулирующие деятельность канцелярии районного суда:
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. № 36 (редакция от ) – «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде».
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 23 июня 2023 г. № 106 – «Должностной регламент федерального государственного гражданского служащего‚ замещающего должность администратора районного‚ городского‚ межрайонного суда».
- Постановление Минтруда РФ и Минюста РФ от 27 июня 1996 г. № 41б/06‑74‑125 – «Об утверждении должностных инструкций работников канцелярии судов».
- Инструкция по судебному делопроизводству в районных судах (утверждена Приказом Судебного департамента от г.) – определяет единый порядок документооборота‚ требования к оформлению копий процессуальных документов‚ ведение статистической картотеки.
Все перечисленные документы находятся в открытом доступе на портале КонсультантПлюс и официальных сайтах судов общей юрисдикции.
Структура канцелярии районного суда
Канцелярия – это подразделение‚ обеспечивающее:
- Ведение судебного делопроизводства (приём‚ регистрация‚ распределение и хранение процессуальных документов).
- Сбор‚ обработку и предоставление судебной статистики.
- Оформление и хранение архивных материалов.
- Взаимодействие с судьями‚ секретарями судов‚ адвокатами и другими участниками процесса.
Типовой штат канцелярии включает следующие позиции:
| Должность | Ключевые обязанности |
|---|---|
| Заведующий канцелярией | Распределение работы‚ контроль исполнения‚ обеспечение сохранности журналов и дел‚ организация статистической отчётности. |
| Секретарь канцелярии | Оформление‚ регистрация и передача процессуальных документов‚ ведение картотеки‚ подготовка материалов к судебным заседаниям. |
| Делопроизводитель | Ведение входящего и исходящего документооборота‚ контроль сроков исполнения‚ подготовка копий и выписок. |
| Архивариус | Сохранение и систематизация архивных материалов‚ обеспечение доступа к архиву в соответствии с законодательством. |
Должностные регламенты
Заведующий канцелярией суда
Согласно Разделу 5 «Обязанности заведующего в канцелярии суда» (дата публикации 14 сентября 2019 г.) заведующий:
- Организует работу канцелярии‚ распределяя задачи между секретарями‚ делопроизводителями и архивариусом.
- Контролирует своевременное ведение судебной статистики и её передачу в вышестоящие органы.
- Обеспечивает сохранность журналов‚ реестров и иных служебных документов.
- Ведёт учет законодательных актов‚ необходимых для работы суда‚ и обеспечивает их доступность сотрудникам.
- Проводит инструктажи и обучение персонала по вопросам делопроизводства и конфиденциальности.
Секретарь канцелярии
Секретарь отвечает за:
- Приём и регистрацию всех процессуальных документов (исковые заявления‚ жалобы‚ ходатайства‚ решения и т.д.).
- Оформление копий процессуальных документов в соответствии с Приказом № 36.
- Ведение статистической картотеки‚ включающей сведения о количестве дел‚ их типах и сроках рассмотрения.
- Подготовку материалов к судебным заседаниям (повестки‚ списки участников‚ протоколы).
- Соблюдение требований по неразглашению содержащейся в документах информации.
Делопроизводитель
Основные функции делопроизводителя:
- Обеспечение входящего и исходящего документооборота‚ включая электронный документооборот.
- Контроль за соблюдением сроков исполнения процессуальных действий.
- Подготовка и выдача копий‚ выписок и справок по запросам участников процесса.
Архивариус
Архивариус обязан:
- Систематизировать и хранить архивные материалы в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле».
- Обеспечивать доступ к архивным документам только уполномоченным лицам.
- Проводить периодический контроль состояния архивных фондов и их цифровизацию.
Порядок работы канцелярии
Приём и регистрация документов
- Документ поступает в канцелярий (лично‚ почтой‚ электронным способом).
- Секретарь фиксирует документ в журнале входящих и присваивает ему регистрационный номер.
- Документ передаётся делопроизводителю для распределения между судьями (по тематикам дел).
- При необходимости готовятся копии и выписки в соответствии с Приказом № 36.
Ведение судебной статистики
Статистическая отчётность формируется ежемесячно и включает:
- Общее количество принятых дел.
- Разбивку по типам (гражданские‚ уголовные‚ административные).
- Средний срок рассмотрения дел.
- Количество вынесенных решений и их исполнение.
Ответственность за своевременную подготовку статистики лежит на заведующем канцелярией.
Хранение и архивирование
Документы хранятся в двух режимах:
- Текущий режим – до окончания срока их обязательного хранения (по законодательству 5‑10 лет).
- Архивный режим – после истечения срока текущего хранения документы передаются архивариусу.
Все перемещения документов фиксируются в журнале перемещения документов.
Внутренний контроль и аудит
Для обеспечения качества работы канцелярии проводится:
- Ежеквартальные проверки соблюдения регламента (заведующий канцелярией).
- Внутренний аудит документооборота (отделом контроля качества судебных органов).
- Обратную связь от судей и участников процесса.
Взаимодействие с другими подразделениями суда
- Судейский состав – получает от канцелярии подготовленные материалы к заседанию‚ а также уведомления о новых делах.
- Секретари судов – совместно с секретарём канцелярии оформляют протоколы заседаний и обеспечивают их подпись.
- Отдел информационных технологий – отвечает за функционирование электронного документооборота (ЭДО) и баз данных.
- Отдел кадров – совместно с заведующим канцелярией проводит отбор и обучение новых сотрудников.
Примеры типовых форм и образцов
В соответствии с КонсультантПлюс доступны следующие типовые формы‚ входящие в регламент канцелярии:
- Журнал входящих и исходящих процессуальных документов.
- Регистрационный лист дел (для каждого судьи).
- Форма «Судебная статистика за месяц».
- Акт приёма‑передачи архивных материалов.
- Шаблоны приказов о распределении дел между судьями.
Все формы должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 7.32‑2017 «Отчетная документация» и утверждены руководством суда.
Ответственность за нарушение регламента
Нарушения регламента могут повлечь за собой дисциплинарные меры‚ предусмотренные Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами суда:
- Недостоверное оформление процессуальных документов – выговор или штраф.
- Нарушение сроков ведения статистики – дисциплинарный штраф в размере‚ установленном судом.
- Разглашение конфиденциальной информации – отстранение от должности и возможное уголовное преследование.
Регламент канцелярии районного суда – это фундаментальный документ‚ который обеспечивает:
- Систематизированный и законный документооборот.
- Своевременное и точное формирование судебной статистики.
- Сохранность и конфиденциальность служебных материалов.
- Эффективную работу всех участников судебного процесса.
Тщательное соблюдение регламента‚ регулярные проверки и постоянное повышение квалификации сотрудников канцелярии позволяют поддерживать высокий уровень работы суда и повышать доверие граждан к судебной системе.
Дата актуализации: