Дата актуализации:  г.

Общие положения

Учет входящей и исходящей судебной корреспонденции – одна из ключевых функций аппарата суда. Правильное оформление‚ регистрация и передача документов гарантируют соблюдение процессуальных сроков‚ обеспечивают прозрачность работы суда и позволяют отследить каждый документ от момента поступления до его окончательного размещения в деле.

Регулирование порядка приёма‚ регистрации и отправки корреспонденции осуществляется нормативными актами Судебного департамента при Верховном Суде РФ (приказы от  № 232‚  № 193‚  № 244‚  № 266 и др.) и положениями Государственной автоматизированной системы «Правосудие» (ГАС «Правосудие»).

Порядок приёма входящей корреспонденции

Приём документов

• Все судебные дела и корреспонденция‚ поступающие по почте‚ курьерской доставкой или непосредственно в суд‚ принимаются уполномоченным работником аппарата суда (работником отдела делопроизводства).
• Приём осуществляется в соответствии с должностным регламентом‚ в котором прописаны полномочия сотрудника.

Открытие и проверка упаковки

Работник отдела делопроизводства вскрывает конверты‚ пакеты‚ коробки и проверяет соответствие содержимого описи. На первой странице обложки каждого судебного дела (материала‚ письма) ставится штамп с указанием:

• даты и времени поступления;
• регистрационного номера по реестру входящей корреспонденции.

Если при вскрытии обнаружены отсутствие документов‚ их повреждение или ошибочные вложения‚ об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения. В таких случаях составляется акт в трёх экземплярах:

1. Первый – передаётся в соответствующее подразделение суда для принятия решения;
2. Второй – отправляется отправителю;
3. Третий – остаётся в отделе делопроизводства для хранения.

Сохранение упаковочных материалов

Конверты и пакеты‚ в которых пришли исковые заявления‚ апелляционные жалобы‚ представления‚ исполнительные документы и др.‚ сохраняются и прикладываются к оригиналам документов. При наличии нескольких самостоятельных дел в одном конверте оригинал конверта прикладывается к одному из дел‚ а к остальным – ксерокопии.

Регистрация в ГАС «Правосудие»

Все поступившие документы (в т.ч. электронные‚ полученные по электронной почте‚ факсу‚ телеграмме) регистрируются уполномоченным работником в подсистемах ПИ «Документооборот»‚ ПИ «Судебная корреспонденция» и др. в день их поступления. В исключительных случаях регистрация должна быть завершена не позднее 14:00 следующего рабочего дня.

После регистрации формируется единый реестр учета входящей корреспонденции. При передаче документов по принадлежности реестр распечатывается и сопровождается подписью ответственного лица.

Формирование реестров

• Реестры входящей и исходящей корреспонденции формируються заново в начале каждого календарного года.
• Ведение бумажных журналов допускается только в исключительных случаях.
• Передача документов по принадлежности осуществляется не позднее следующего рабочего дня после регистрации‚ если иное не предусмотрено процессуальным законодательством.

Документы‚ не подлежащие регистрации

К документам‚ которые не вносятся в реестр‚ относятся:

• судебные извещения‚ вызовы (повестки)‚ копии судебных актов‚ возвращённые в суд;
• исполнительные листы‚ возвращённые по требованию суда или судебного пристава‑исполнителя;
• рекламные извещения‚ поздравительные письма;
• уведомления о вручении вышеуказанных документов.

Эти документы фиксируются только отметкой о времени получения и подшиваются в соответствующий наряд.

Обработка исходящей корреспонденции

Регистрация исходящих отправлений

Исходящие документы (ответы на заявления‚ ходатайства‚ решения‚ исполнительные листы и др.) регистрируются в реестре исходящей корреспонденции. На сопроводительном письме указывается:

• порядковый номер исходящего письма;
• номер производства по делу или номер наряда‚ к которому относится отправка.

Проверка и подготовка к отправке

Перед отправкой производится проверка:

1. Наличия полного адреса получателя (ФИО‚ при наличии отчество‚ почтовый индекс‚ улица‚ дом‚ квартира).
2. Соответствия даты в документе дате его поступления в отдел делопроизводства.
3. Наличия всех подписей и приложений.

Затем документы сортируются‚ фальцуются‚ помещаются в упаковочные материалы (конверты‚ бандероли)‚ при необходимости взвешиваются‚ наносятся государственные знаки почтовой оплаты и составляется опись заказного отправления.

Способы отправки

• Почтовая связь общего пользования (Почта России‚ государственные унитарные предприятия‚ частные операторы).
• Специальная фельдъегерская связь федеральных органов исполнительной власти.
• Курьерская доставка (курьеры‚ специализированные службы доставки).

Судебные извещения и повестки направляются заказными письмами с отметкой «Судебное». Копии судебных актов и исполнительные листы – также заказными письмами‚ при необходимости с той же отметкой.

Сдача в почтовый объект

Сдача исходящей корреспонденции в отделения почтовой связи оформляется по формам списков‚ установленным организацией федеральной почтовой связи. Списки составляются в двух экземплярах: один остаётся в суде‚ второй подписывается сотрудником почтового отделения и подшивается в наряд.

Специальные виды корреспонденции

Арбитражные решения и материалы третейского суда

Документы‚ поступающие в суд в рамках Федерального закона № 382‑ФЗ «Об арбитраже (третейском разбирательстве)»‚ вносятся в реестр входящей корреспонденции с дополнительными графами (например‚ отметки об исполнении).

Поручения других судов

Поручения‚ полученные от других судов‚ регистрируются в том же реестре‚ но могут требовать отдельного указания в графе «Источник».

Ошибочная и возвращённая корреспонденция

Если корреспонденция доставлена по ошибочному адресу или содержит ошибочные вложения‚ она пересылается по принадлежности или возвращается отправителю уполномоченным работником аппарата суда. При этом в соответствующий наряд вносятся копии сопроводительных писем.

Ответственность и контроль

• Ответственность за своевременную регистрацию и передачу документов возлагается на работников аппарата суда‚ их руководителей и на судью‚ получающего материалы.
• Контроль за выполнением регламентов осуществляют отделы контроля качества и внутренний аудит суда.
• Нарушения (задержка регистрации‚ отсутствие подписи‚ неправильное оформление) фиксируются в акте и могут стать основанием для дисциплинарных мер.

Практические рекомендации для сотрудников

1. Сразу после получения проверяйте целостность упаковки и соответствие содержимого описи.
2. Ставьте штамп с датой‚ временем и регистрационным номером – это основной элемент последующего учета.
3. Регистрация в ГАС «Правосудие» должна быть завершена в тот же день; при невозможности – не позже 14:00 следующего рабочего дня.
4. При обнаружении недостающих или повреждённых документов незамедлительно оформляйте акт и информируйте руководителя.
5. Сохраняйте оригиналы конвертов и пакетов‚ особенно если в одном конверте несколько дел.
6. При подготовке исходящей корреспонденции проверяйте адресные данные и наличие всех подписей.
7. Следите за своевременным подписанием реестров передачи – без подписи передача считается недействительной.
8. В случае возврата или ошибочной доставки оформляйте сопроводительные документы и фиксируйте их в наряде.

Учет корреспонденции в районном суде – процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований‚ точности в оформлении и оперативности в регистрации; Правильное ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции обеспечивает:

• Соблюдение процессуальных сроков;
• Прозрачность работы суда;
• Возможность оперативного поиска и восстановления документов;
• Защиту прав участников судебного процесса.

Следование установленным правилам и постоянный контроль за их выполнением позволяют минимизировать риски потери или искажения судебных материалов и повышают эффективность работы судебного аппарата.

Статья подготовлена на основе нормативных актов Судебного департамента при Верховном Суде РФ и положения ГАС «Правосудие»‚ актуальных на 29 августа 2026 г.